Um preparador de documentos é alguém que prepara documentos legais para assinaturas dos envolvidos nos documentos, mas não é advogado. Normalmente, um preparador de documentos é usado quando uma ou mais pessoas precisam ter papelada oficial, como um contrato comercial, testamento vital ou outro documento legal, evitando as despesas de um advogado. Esses serviços costumam ser menos dispendiosos do que contratar um advogado e geralmente são realizados por um grupo ou indivíduos que foram certificados pelo país, estado ou região em que trabalham.
A natureza das leis em muitos países é tal que os documentos legais geralmente são criados de maneiras que podem ser confusas ou desnecessariamente complicadas quando vistas por pessoas que não são advogados. Geralmente, eles são criados para ser o mais específico possível, a fim de minimizar as oportunidades para que outros violem esses documentos ou para alguém encontrar brechas ou oportunidades litigiosas dentro deles. Para evitar esses tipos de abuso de documentos e acordos legais, muitas vezes são criadas leis para estabelecer o que deve estar contido nesses documentos.
Normalmente, um preparador de documentos é chamado a satisfazer os requisitos dessas leis potencialmente complicadas criando documentos legais para outras pessoas, mas com muito menos despesas do que um advogado. A maioria dos países possui regulamentos específicos que regem quem pode se tornar um preparador de documentos, e eles também podem depender de regiões individuais dentro de um país. Nos Estados Unidos, por exemplo, um preparador de documentos geralmente precisa obter a certificação em um estado específico para poder preparar documentos para residentes ou empresas nesse estado.
Isso permite que grandes empresas contratem vários preparadores de documentos certificados para cada estado e forneçam os serviços necessários a esses estados. Na Califórnia, no entanto, é necessário obter a certificação dentro de cada município específico, e grupos maiores de preparação de documentos geralmente não podem ajudar os residentes da Califórnia. Outras áreas e países terão requisitos diferentes para aqueles que têm permissão para preparar documentos nessas regiões.
Um preparador de documentos é frequentemente usado por indivíduos particulares que não podem pagar as despesas de um advogado e desejam que seja feito um documento legal para eles. Isso geralmente inclui formas como uma última vontade e testamento, vontade de viver, acordos entre empresas e funcionários e acordos de incorporação, parceria e arrendamento. As informações pessoais necessárias são fornecidas pelo cliente e essas informações são usadas por preparadores certificados para criar os formulários necessários, que podem ser assinados para criar um documento juridicamente vinculativo.