Muitas vezes, é difícil descrever completamente as funções de representante do serviço ao hóspede. Muitas vezes, essas pessoas são obrigadas a fazer o que é necessário para um hóspede ou hóspede em potencial quando necessário. Às vezes, isso envolve atuar na capacidade de outros membros da equipe. Os deveres em que eles provavelmente se envolverão incluem responder a perguntas, lidar com reclamações e auxiliar os clientes nos processos de check-in.
Uma pessoa que procura esse tipo de trabalho pode encontrar emprego em uma ampla gama de empregadores. Isso inclui resorts, companhias aéreas e cassinos. Embora essas posições possam estar amplamente disponíveis, as responsabilidades podem ser muito inconsistentes, mesmo dentro do mesmo setor.
As funções de um representante de serviço ao cliente geralmente são afetadas por vários fatores. Para começar, o setor em que esse indivíduo está empregado determinará o que ele faz. Os outros tipos de funcionários empregados por uma empresa podem afetar se certas responsabilidades caem ou não nessa pessoa.
Apesar de todos os outros fatores, uma das principais responsabilidades de um representante de serviço ao hóspede é geralmente dar percepções positivas sobre os negócios para os quais ele está empregado e ajudar a manter essas percepções. Os hóspedes de uma instalação e potenciais convidados costumam se familiarizar com uma pessoa nesta posição antes de terem contato com qualquer outra pessoa afiliada ao estabelecimento. Em alguns casos, é somente através do representante do serviço ao hóspede que as pessoas se familiarizam com uma instalação. Antes desse contato, uma pessoa pode ter pouca ou nenhuma idéia sobre um negócio, o que ele oferece ou o benefício de se tornar um cliente.
Como muitas vezes é exigido que uma pessoa nesta posição faça o que é necessário para agradar um cliente, ela pode se ver agindo na capacidade de outras pessoas, mesmo quando as posições são preenchidas. Por exemplo, embora uma empresa possa ter um vendedor ou departamento de vendas, é comum que o representante de atendimento ao cliente desempenhe algum papel na venda da empresa. Isso poderia convencer os clientes a não cancelar reservas ou incentivar as pessoas que fazem perguntas a utilizar um serviço. Os representantes geralmente têm autoridade para oferecer incentivos e fazer acordos que incentivem as pessoas a se tornarem clientes ou clientes de longo prazo.
Um representante de atendimento ao cliente geralmente precisa ter excelentes habilidades de comunicação. Este trabalho tende a envolver uma quantidade significativa de interação com as pessoas. Alguns podem ser encontrados estacionados em mesas de ajuda ou interagindo com os clientes de uma empresa. Alguns, no entanto, não têm funções interativas cara a cara com clientes ou clientes em potencial. Em vez disso, eles podem se comunicar estritamente por telefone ou e-mail.
Outras tarefas comuns para esse tipo de representante incluem ajudar as pessoas nos processos de check-in e garantir que o serviço recebido atenda às suas expectativas. Esses indivíduos podem ser responsáveis por alterar reservas ou garantir que eventos especiais sejam organizados adequadamente. Em alguns casos, é o representante do serviço ao hóspede que mantém os arquivos do cliente que são usados para ajudar a garantir que os clientes recebam um serviço excelente sempre que patrocinam um negócio.