Um trainee de gerenciamento de eventos trabalha sob a tutela de um gerente de eventos para garantir que todos os aspectos de um evento planejado sejam executados sem problemas. Gerenciamento de eventos ? um termo usado para descrever o ato de planejar e executar eventos, e muitas escolas oferecem diplomas em gerenciamento de hot?is e hospitalidade para treinar gerentes de eventos. O trainee de gerenciamento de eventos trabalha com o gerente do evento para coordenar o tema, or?amento, alimenta??o, local, m?sica, comunicados de imprensa, seguran?a e muitos outros aspectos log?sticos necess?rios ao sediar um evento.
O tema geralmente ? o primeiro item discutido quando os gerenciadores de eventos trabalham com um cliente. Compreender exatamente o que o cliente deseja ajuda o gerente de eventos e o trainee a saber por onde come?ar. As posi??es de trainee geralmente envolvem pesquisar a hist?ria por tr?s do tema para obter precis?o hist?rica. Por exemplo, uma festa ? fantasia Gone with the Wind deve incluir vestidos antebellum e possivelmente at? comida e m?sica do per?odo. O estagi?rio de gerente de eventos pesquisa os itens normais desse per?odo e fornece ao gerente de eventos os detalhes necess?rios para desenvolver um plano.
O or?amento ? outro aspecto importante no planejamento de eventos. Depois que o tema for estabelecido, o gerente de eventos discutir? os limites de or?amento com o cliente para determinar qual valor de gasto est? dispon?vel. O trainee ? respons?vel por solicitar cota??es dos v?rios fornecedores, consolidar as informa??es e fornecer ao gerente de eventos um relat?rio para an?lise. Dependendo do relat?rio final, podem ser necess?rias negocia??es para garantir que as necessidades do cliente sejam atendidas. O estagi?rio pode participar de negocia??es entre o gerente do evento e os fornecedores ou o cliente para aprender como a arte da negocia??o ? conduzida.
Um estagi?rio de gerenciamento de eventos ?s vezes ? considerado um “esquilo” devido ao n?mero de tarefas de ?ltima hora atribu?das. ? medida que o dia do evento se aproxima, muitas atividades pequenas, como ligar para confirmar as entregas ou verificar a lista de confirma??o de presen?a, caem para o trainee. Sess?es di?rias de feedback s?o comuns quando o gerente e o estagi?rio de eventos executam uma lista de verifica??o para garantir que todos os aspectos sejam tratados oportunamente.
No dia do evento real, o estagi?rio de gerenciamento de eventos normalmente recebe a tarefa de coordenar os bastidores com os v?rios fornecedores. Objetos mundanos, como programar as zonas de estacionamento e descarregamento para os fornecedores, al?m de confirmar que os itens corretos encomendados foram entregues, caem para o trainee. Quando o evento come?a, o gerente do evento pode fazer parte das festividades e o estagi?rio monitorar? continuamente os fornecedores para garantir que tudo corra bem.
Ap?s a conclus?o do evento, o gerente e o trainee de gerenciamento de eventos trabalhar?o com os fornecedores para garantir que o local seja deixado em bom estado e que todos os materiais sejam removidos. Nos dias seguintes ao evento, o estagi?rio trabalhar? para devolver todos os itens alugados ou emprestados e preparar um relat?rio das despesas finais. O gerente e o estagi?rio discutem todos os problemas resultantes e determinam como lidar com o futuro. Depois que as despesas finais s?o pagas, o estagi?rio arquiva o relat?rio do evento e passa para o pr?ximo evento.