Um trainee de gerenciamento de eventos trabalha sob a tutela de um gerente de eventos para garantir que todos os aspectos de um evento planejado sejam executados sem problemas. Gerenciamento de eventos é um termo usado para descrever o ato de planejar e executar eventos, e muitas escolas oferecem diplomas em gerenciamento de hotéis e hospitalidade para treinar gerentes de eventos. O trainee de gerenciamento de eventos trabalha com o gerente do evento para coordenar o tema, orçamento, alimentação, local, música, comunicados de imprensa, segurança e muitos outros aspectos logísticos necessários ao sediar um evento.
O tema geralmente é o primeiro item discutido quando os gerenciadores de eventos trabalham com um cliente. Compreender exatamente o que o cliente deseja ajuda o gerente de eventos e o trainee a saber por onde começar. As posições de trainee geralmente envolvem pesquisar a história por trás do tema para obter precisão histórica. Por exemplo, uma festa à fantasia Gone with the Wind deve incluir vestidos antebellum e possivelmente até comida e música do período. O estagiário de gerente de eventos pesquisa os itens normais desse período e fornece ao gerente de eventos os detalhes necessários para desenvolver um plano.
O orçamento é outro aspecto importante no planejamento de eventos. Depois que o tema for estabelecido, o gerente de eventos discutirá os limites de orçamento com o cliente para determinar qual valor de gasto está disponível. O trainee é responsável por solicitar cotações dos vários fornecedores, consolidar as informações e fornecer ao gerente de eventos um relatório para análise. Dependendo do relatório final, podem ser necessárias negociações para garantir que as necessidades do cliente sejam atendidas. O estagiário pode participar de negociações entre o gerente do evento e os fornecedores ou o cliente para aprender como a arte da negociação é conduzida.
Um estagiário de gerenciamento de eventos às vezes é considerado um “esquilo” devido ao número de tarefas de última hora atribuídas. À medida que o dia do evento se aproxima, muitas atividades pequenas, como ligar para confirmar as entregas ou verificar a lista de confirmação de presença, caem para o trainee. Sessões diárias de feedback são comuns quando o gerente e o estagiário de eventos executam uma lista de verificação para garantir que todos os aspectos sejam tratados oportunamente.
No dia do evento real, o estagiário de gerenciamento de eventos normalmente recebe a tarefa de coordenar os bastidores com os vários fornecedores. Objetos mundanos, como programar as zonas de estacionamento e descarregamento para os fornecedores, além de confirmar que os itens corretos encomendados foram entregues, caem para o trainee. Quando o evento começa, o gerente do evento pode fazer parte das festividades e o estagiário monitorará continuamente os fornecedores para garantir que tudo corra bem.
Após a conclusão do evento, o gerente e o trainee de gerenciamento de eventos trabalharão com os fornecedores para garantir que o local seja deixado em bom estado e que todos os materiais sejam removidos. Nos dias seguintes ao evento, o estagiário trabalhará para devolver todos os itens alugados ou emprestados e preparar um relatório das despesas finais. O gerente e o estagiário discutem todos os problemas resultantes e determinam como lidar com o futuro. Depois que as despesas finais são pagas, o estagiário arquiva o relatório do evento e passa para o próximo evento.