Muitas vezes é difícil saber quando você pode se livrar de registros pessoais, como a papelada fiscal. Além disso, pode ser difícil saber quais partes da papelada fiscal de alguém precisam ser salvas. Por exemplo, é necessário guardar recibos para deduções discriminadas ou declarações de rendimentos ganhos após o preenchimento da papelada fiscal?
Faz sentido entender como e quando o IRS ou os estados individuais podem investigar as declarações de impostos de alguém. Os seguintes padrões se aplicam. O IRS pode contestar suas declarações de impostos por até três anos após terem sido preenchidas. Eles têm seis anos para analisar sua papelada fiscal e fazer uma auditoria se descobrirem que você tem renda não declarada. Portanto, faz sentido manter a papelada fiscal por pelo menos sete anos.
Posteriormente, pode-se ainda desejar manter os retornos reais, mas os materiais que os acompanham, como recibos, W-2s, formulários diversos 1099 e declarações sobre rendimentos de juros podem geralmente ser descartados. Esta papelada fiscal não só deve ser descartada, mas deve ser picada para evitar possível roubo de identidade. Muitos desses documentos listam informações importantes, como seu número de seguro social, tornando bastante simples para um ladrão roubar sua identidade.
Existem algumas razões pelas quais pode fazer sentido reter alguns documentos fiscais por mais de dez anos. Por exemplo, W-2s lista verbas pagas à segurança social. Se você sempre contribuiu com um valor máximo para os pagamentos da previdência social e, mais tarde, na aposentadoria, o governo oferece menos do que aquele a que você realmente tem direito, você pode usar os W-2s antigos para provar sua elegibilidade para receber mais dinheiro. Erros podem acontecer, mesmo no governo, portanto, ter uma maneira de provar sua elegibilidade para receber renda de aposentadoria do estado pode ser valioso.
O que você definitivamente pode fazer é se livrar de coisas como extratos trimestrais e recibos de pagamento depois de receber W-2s, formulários diversos 1099 ou extratos de fim de ano. Não há necessidade de manter essa papelada fiscal adicional por perto, pois ela duplica as informações que você já possui. Além disso, se você precisar consultar uma declaração de imposto de renda antiga e não tiver uma, poderá solicitar uma no IRS. Lembre-se de mantê-lo arquivado por pelo menos sete anos, a partir da data do depósito original.
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