A contabilidade de ativos fixos é um processo específico que rastreia o valor e as mudanças nos itens que uma empresa usa para concluir os processos de negócios. Os ativos fixos podem incluir uma variedade de itens diferentes, como computadores, software, edifícios, equipamentos, decoração de escritório ou veículos, entre outros itens. Uma empresa geralmente possui um departamento de contabilidade de ativos fixos para rastrear esses itens, calcular a depreciação e reavaliar os itens conforme necessário de acordo com os princípios contábeis padrão. A maioria das empresas cria um conjunto de diretrizes internas a serem seguidas ao contabilizar os ativos fixos dentro da empresa.
Quase todas as empresas possuem ou usam ativos fixos em suas operações comerciais. Uma parte importante da contabilidade de ativos fixos é criar um limite em dólares no qual uma empresa irá considerar um item um ativo, em vez de uma despesa. Esta diretriz está no manual de contabilidade padrão da empresa e deve refletir o padrão de contabilidade nacional fornecido pelos órgãos de contabilidade governantes. As empresas costumam definir um limite de $ 500 ou $ 1,000 dólares americanos (USD) para o registro de ativos fixos. Qualquer coisa acima desse limite em dólares é, portanto, um ativo e não uma despesa. A maioria dos gerentes ou funcionários preenche um formulário para solicitar itens registrados como um ativo. É necessária uma aprovação adicional para registrar o item como um ativo no razão contábil.
Para registrar os ativos de forma adequada, os contadores devem avaliar o item pelo valor contábil ou valor de mercado de acordo com as normas contábeis nacionais. O valor de mercado é normalmente usado para edifícios, veículos, equipamentos ou terrenos; o resto está pelo valor contábil, que é o valor pago pela empresa para adquirir os ativos. Uma segunda etapa para a contabilidade de ativos fixos é determinar se o ativo é depreciável. Novamente, as normas contábeis nacionais fornecerão orientação para ativos depreciáveis que a empresa deve seguir ao criar uma política de contabilidade interna. Se depreciável, os contadores do ativo fixo configuram um cronograma de depreciação para cada ativo qualificado.
O departamento de contabilidade de ativos fixos de uma empresa também é responsável por gerenciar os ativos físicos de uma empresa. Os contadores podem precisar realizar um inventário e visualizar fisicamente cada ativo fixo no livro-razão da empresa. Esse processo pode ser realizado trimestral ou anualmente, dependendo da quantidade de ativos fixos da empresa. O objetivo é garantir que o ativo esteja onde deveria estar e em boas condições de funcionamento. Os ativos que não são mais necessários para a empresa são listados como uma entrada de baixa no razão contábil e a empresa deve, então, dispor do ativo.
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