As despesas comuns do restaurante incluem o pagamento dos salários dos funcionários, o custo dos ingredientes, despesas de manutenção e despesas com propaganda e marketing. Outras despesas do restaurante geralmente incluem o custo de manter o negócio em funcionamento, como decorar o prédio do restaurante, pagar quaisquer taxas necessárias para estabelecer o negócio e taxas de licenciamento se o restaurante for uma franquia. Um restaurante também precisa pagar uma hipoteca ou aluguel para permanecer em seu prédio e para os custos de serviços públicos.
As despesas do restaurante incluem o custo da mão de obra, incluindo os salários dos funcionários, bem como quaisquer impostos aplicáveis. Se um restaurante oferece benefícios aos funcionários, essa é outra despesa que precisa ser considerada. O custo da mão de obra é normalmente uma despesa que o restaurante pode manter sob controle e gerenciar. Por exemplo, se o dono de um restaurante precisa manter os custos baixos, ele pode agendar apenas um servidor por turno em vez de dois, ou pode optar por não oferecer benefícios a todos os funcionários.
O custo de mercadorias como comida e bebida é outra despesa importante do restaurante. O restaurante deve saber quanto gasta em ingredientes para poder definir o preço de suas entradas e outros itens do cardápio de maneira adequada. Gerenciar o estoque é a chave para manter as despesas do restaurante baixas. O restaurador deve saber quanto pedir para que o restaurante não fique sem produtos durante um turno e para garantir que os ingredientes sejam usados em tempo hábil e não sejam desperdiçados.
Além do custo dos alimentos, um restaurante precisa contabilizar as despesas operacionais, como o custo de pratos e utensílios, bem como de potes e panelas para uso na cozinha. Despesas iniciais geralmente incluem o custo de um fogão e forno, geladeiras e freezers na cozinha. Materiais de escritório, como computador, impressora e telefone, também devem ser incluídos nas despesas operacionais de um restaurante.
Aluguel, serviços públicos e seguro são outras despesas comuns de restaurantes e são chamados de custos de ocupação. Enquanto algumas dessas despesas, como aluguel ou hipoteca, são fixadas mês a mês, outras, como a conta de luz ou gás, podem variar dependendo da temporada e do tempo de funcionamento do restaurante. Despesas ocasionais, como o custo de reparos e manutenção na propriedade do restaurante, normalmente também se enquadram nos custos de ocupação, assim como os impostos sobre a propriedade, esgoto, uso de água e o custo de remoção de resíduos.