As partes mais básicas do gabinete de arquivo são bases e gavetas; a base é a estrutura do arquivo que segura as gavetas e mantém toda a unidade estável. Gavetas são as unidades que deslizam para dentro e para fora da base ou moldura e onde os arquivos são armazenados. Dentro da gaveta, outras partes do arquivo são usadas para manter os arquivos organizados e eretos. Barras e trilhos de arquivo são afixados dentro da gaveta e barras são usadas em conjunto com arquivos suspensos especialmente projetados para manter os documentos em pé e organizados.
Os trilhos são essencialmente divisores que podem ser executados na gaveta para separar um grupo de arquivos de outro. Essas peças de arquivo são geralmente feitas de metal, embora também possam ser feitas de plástico, pois geralmente não são de suporte de carga. As barras são feitas de metal e percorrem o comprimento da gaveta em ambos os lados. As pastas de arquivos suspensas apresentam armas pequenas em ambos os lados da pasta que se prendem às barras, permitindo que o usuário mantenha os arquivos na posição vertical e deslize-os para trás ou para frente dentro da gaveta com facilidade. Muitas dessas peças de arquivo estão incluídas na compra de um arquivo, embora algumas possam ser adicionadas após a compra, desde que tenham o tamanho correto para as gavetas.
Os bloqueios são peças importantes do gabinete de arquivos para qualquer usuário que esteja procurando proteger os arquivos contra roubo ou adulteração. Existem alguns tipos de fechaduras: a mais comum é a fechadura de barra embutida, que requer uma chave para travar ou destravar. Uma barra dentro das gavetas se moverá em uma direção ou outra para travar ou destravar essas gavetas. Outro tipo de trava é a barra externa, que é uma unidade alta e articulada que é montada na lateral do gabinete. Quando a barra é girada sobre a face das gavetas, ela pode ser fixada no lugar e travada para evitar que as gavetas abram. Uma chave pode ser usada para destravar a barra e girá-la para fora para que as gavetas possam ser acessadas.
As alças são montadas em cada gaveta para permitir que o usuário puxe essas gavetas para dentro e para fora. Cada gaveta pode apresentar sua própria fechadura individual que pode ser operada manualmente para evitar que as gavetas se abram acidentalmente em qualquer ponto. Essas fechaduras geralmente não são acionadas por chave, pois não são destinadas a travar gavetas de forma permanente. Eles são, em vez disso, simplesmente projetados para evitar o movimento da gaveta quando não for desejado.