Os secret?rios modernos costumam ser a cola que mant?m um escrit?rio ou organiza??o, garantindo que funcion?rios e clientes estejam no lugar certo, na hora certa, e possuam os documentos e informa??es apropriados. As habilidades de secret?rio variam desde a marca??o de compromissos e a cria??o de salas de reuni?o at? a prepara??o de documentos legais. O tipo e tamanho da empresa em que uma secret?ria trabalha geralmente ditam quais habilidades s?o necess?rias; No entanto, existem algumas habilidades b?sicas de secret?ria que todos os secret?rios devem dominar, incluindo digita??o, programa??o e telefone.
As habilidades de comunica??o de primeira linha s?o essenciais para os secret?rios. ? importante que os secret?rios sejam capazes de se comunicar e compartilhar claramente informa??es com clientes e colegas de v?rias maneiras, inclusive por telefone, documentos escritos e apresenta??es. Os secret?rios costumam orquestrar os eventos do dia para um chefe ou departamento, incluindo o agendamento de reuni?es e o fornecimento de documentos necess?rios para os participantes das reuni?es. As habilidades criativas de resolu??o de problemas tamb?m s?o cr?ticas, pois os secret?rios enfrentam uma variedade de tarefas todos os dias.
Al?m das tarefas comuns do escrit?rio, as habilidades de secret?ria tamb?m devem incluir o planejamento de eventos. Muitas vezes, grandes reuni?es s?o realizadas em locais externos, como em um centro de confer?ncias ou em uma sala de reuni?es de hot?is. Al?m de reservar um espa?o para reuni?es e fornecer instru??es para todas as partes chegarem l?, muitas vezes a secret?ria ? encarregada de organizar acomoda??es noturnas, aluguel de carros e ?nibus para os participantes. A encomenda de lanches, refei??es e bebidas para os h?spedes durante todo o decorrer da reuni?o tamb?m costuma recair sobre uma secret?ria, assim como garantir que a sala esteja configurada corretamente e oferecer conex?es tecnol?gicas apropriadas.
A capacidade de usar gram?tica, pontua??o e ortografia corretas ? essencial para preparar documentos, apresenta??es e correspond?ncia. As habilidades de secret?rio tamb?m devem incluir a capacidade de revisar efetivamente o trabalho para criar documentos sem erros. Algumas posi??es especializadas, como secret?rias m?dicas e jur?dicas, tamb?m precisam ter um entendimento completo dos termos usados ??nessas profiss?es. A capacidade de criar uma variedade de gr?ficos visuais para uso on-line, folhetos e apresenta??es em grupo ? outra habilidade normalmente exigida dos secret?rios.
A tecnologia de dom?nio ? necess?ria para quase todos os cargos de secret?rio. As habilidades de secret?rio devem incluir habilidades avan?adas de e-mail, incluindo o trabalho com anexos, folhetos e fotos criados com uma variedade de programas de software. Muitos secret?rios operam em movimento, por isso ? essencial dominar as mais recentes habilidades de comunica??o sem fio. Documentos e fotos geralmente precisam ser editados e compartilhados, portanto a capacidade de trabalhar com uma variedade de programas de computador ? essencial.