Uma recepcionista recebe clientes, atende telefonemas, envia cartas e e-mails e realiza uma grande variedade de tarefas de secretariado. Entre as qualidades mais importantes de recepcionista que algu?m que se candidata a um desses pap?is deve exibir est?o as habilidades interpessoais, administrativas e organizacionais. Al?m disso, uma recepcionista deve ser adepta do software b?sico de processamento de texto e de v?rios tipos de equipamentos de escrit?rio.
Paci?ncia e capacidade de trabalhar sob press?o s?o algumas das qualidades de recepcionista que algu?m que trabalha em um local ocupado deve possuir. Em muitos casos, as recepcionistas s?o os primeiros representantes de uma empresa que os clientes externos conhecem. Portanto, as pessoas nessas fun??es precisam lidar com problemas de atendimento ao cliente. Al?m disso, enquanto uma recepcionista pode receber mensagens ou realizar trabalhos em nome de outras pessoas, ningu?m desvia os clientes da pessoa nessa fun??o e algumas pessoas lutam para manter altos n?veis de servi?o ao cliente quando se deparam com um n?mero maior de clientes.
Al?m de gerenciar agendas, uma recepcionista pode ter que marcar compromissos e acompanhar mensagens, e-mails e e-mails em nome de v?rias outras pessoas. Portanto, boas habilidades organizacionais est?o entre as qualidades de recepcionista que s?o de suma import?ncia. As pessoas empregadas nessas fun??es geralmente usam listas de verifica??o di?rias, agendas ou calend?rios para acompanhar informa??es e tarefas. Muitas recepcionistas bem-sucedidas gerenciam sua agenda di?ria para que tarefas complicadas sejam resolvidas durante per?odos lentos do dia, enquanto quest?es menos complexas s?o tratadas durante per?odos ocupados.
Normalmente, as pessoas empregadas em fun??es administrativas precisam usar sistemas de email, sites da Internet e pacotes de processamento de texto. Embora alguns desses programas estejam geralmente dispon?veis e sejam utilizados por muitas empresas, outros s?o sistemas internos adaptados ?s necessidades de uma empresa em particular. As qualidades desejadas de recepcionista, conforme detalhadas em an?ncios de emprego, geralmente incluem capacidade t?cnica e vontade de aprender a usar novos sistemas e tipos de software.
Uma recepcionista empregada na cirurgia de um m?dico ou outro tipo de instala??o m?dica deve ser capaz de reunir rapidamente informa??es potencialmente importantes de m?dicos e pacientes e passar essas informa??es de forma coerente a outras partes relevantes. Esse indiv?duo deve ser capaz de se comunicar com facilidade e clareza, tanto por telefone quanto pessoalmente. Os erros cometidos pelos recepcionistas podem custar caro em muitos setores diferentes; portanto, um olho nos detalhes e a capacidade de digitar ou retransmitir informa??es de forma eficiente sem cometer erros podem ser qualidades essenciais do recepcionista.