Uma recepcionista recebe clientes, atende telefonemas, envia cartas e e-mails e realiza uma grande variedade de tarefas de secretariado. Entre as qualidades mais importantes de recepcionista que alguém que se candidata a um desses papéis deve exibir estão as habilidades interpessoais, administrativas e organizacionais. Além disso, uma recepcionista deve ser adepta do software básico de processamento de texto e de vários tipos de equipamentos de escritório.
Paciência e capacidade de trabalhar sob pressão são algumas das qualidades de recepcionista que alguém que trabalha em um local ocupado deve possuir. Em muitos casos, as recepcionistas são os primeiros representantes de uma empresa que os clientes externos conhecem. Portanto, as pessoas nessas funções precisam lidar com problemas de atendimento ao cliente. Além disso, enquanto uma recepcionista pode receber mensagens ou realizar trabalhos em nome de outras pessoas, ninguém desvia os clientes da pessoa nessa função e algumas pessoas lutam para manter altos níveis de serviço ao cliente quando se deparam com um número maior de clientes.
Além de gerenciar agendas, uma recepcionista pode ter que marcar compromissos e acompanhar mensagens, e-mails e e-mails em nome de várias outras pessoas. Portanto, boas habilidades organizacionais estão entre as qualidades de recepcionista que são de suma importância. As pessoas empregadas nessas funções geralmente usam listas de verificação diárias, agendas ou calendários para acompanhar informações e tarefas. Muitas recepcionistas bem-sucedidas gerenciam sua agenda diária para que tarefas complicadas sejam resolvidas durante períodos lentos do dia, enquanto questões menos complexas são tratadas durante períodos ocupados.
Normalmente, as pessoas empregadas em funções administrativas precisam usar sistemas de email, sites da Internet e pacotes de processamento de texto. Embora alguns desses programas estejam geralmente disponíveis e sejam utilizados por muitas empresas, outros são sistemas internos adaptados às necessidades de uma empresa em particular. As qualidades desejadas de recepcionista, conforme detalhadas em anúncios de emprego, geralmente incluem capacidade técnica e vontade de aprender a usar novos sistemas e tipos de software.
Uma recepcionista empregada na cirurgia de um médico ou outro tipo de instalação médica deve ser capaz de reunir rapidamente informações potencialmente importantes de médicos e pacientes e passar essas informações de forma coerente a outras partes relevantes. Esse indivíduo deve ser capaz de se comunicar com facilidade e clareza, tanto por telefone quanto pessoalmente. Os erros cometidos pelos recepcionistas podem custar caro em muitos setores diferentes; portanto, um olho nos detalhes e a capacidade de digitar ou retransmitir informações de forma eficiente sem cometer erros podem ser qualidades essenciais do recepcionista.