Existem três regras de ouro de contabilidade. Cada um deles se aplica a um tipo diferente de conta: nominal, pessoal e real. As regras descrevem como os débitos e os créditos devem ser tratados no razão geral para cada tipo de transação. Como um grupo, eles são um dos três princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) que constituem o código de conduta do American Institute of Certified Public Accountants.
A primeira regra de ouro da contabilidade diz respeito ao gerenciamento de contas pessoais. Este grupo inclui não apenas indivíduos, mas também empresas e outras organizações. A regra para este grupo é que o doador deve ser creditado e o recebedor deve ser debitado.
As contas reais são cobertas pela segunda regra de ouro da contabilidade. Esse tipo de conta diz respeito a ativos. Eles podem ser ativos tangíveis, como equipamentos ou móveis, ou ativos intangíveis, como direitos autorais e patentes. A regra para esse tipo de conta é creditar o que sai da conta e debitar o que entra.
As contas nominais são cobertas pela terceira regra de ouro da contabilidade. Essas contas cobrem receitas e despesas temporárias, como vendas e compras. A regra para esse tipo de conta é creditar ganhos, ou receitas, e debitar perdas, ou despesas.
Como parte do terceiro dos princípios contábeis geralmente aceitos, as três regras de ouro da contabilidade ajudam a esclarecer os detalhes de como gerenciar os lançamentos do razão geral para transações. As regras enfatizam a importância de não apenas registrar todas as transações, mas também categorizá-las de maneira adequada. Ao inserir as informações no lugar e da maneira corretos, as contas serão precisas e mais fáceis de entender no futuro. Os registros também serão ferramentas mais úteis para pesquisas e avaliações de longo prazo.
Os outros dois princípios contábeis geralmente aceitos são, em primeiro lugar, que é necessário registrar cada transação e, em segundo lugar, que as partidas dobradas são o método preferido de registro de transações. A regra número um enfatiza que não é aceitável perder a entrada em uma transação, seja intencionalmente ou não. A segunda regra afirma a importância de inserir informações para ambos os lados de uma transação: o que é perdido e o que é ganho.
No geral, as três regras gerais de contabilidade e os GAAP fornecem clareza e orientação sobre como lidar com os dois conceitos mais importantes na contabilidade: débitos e créditos. Um crédito é qualquer tipo de ativo, enquanto um débito é qualquer coisa removida da coluna de ativo. Por exemplo, quando um indivíduo compra um lápis, essa compra aumenta o valor dos itens possuídos na coluna de ativos, ao mesmo tempo que remove os ativos monetários da conta. As três regras de ouro da contabilidade são, em essência, mais uma articulação desse conceito abrangente.