Os estagiários da folha de pagamento são funcionários iniciantes que recebem treinamento no local de trabalho antes de passar para cargos permanentes de funcionário da folha de pagamento. Como um funcionário estabelecido, um estagiário de folha de pagamento processa pagamentos de salários de funcionários e faz as deduções necessárias para cobrir impostos e outros custos. Os estagiários normalmente trabalham sob a supervisão direta de funcionários experientes ou gerentes de departamentos.
Normalmente, um trainee de folha de pagamento deve ter se formado no ensino médio, mas a maioria das empresas não espera que os trainees tenham diploma universitário, pois os empregos de balconista são normalmente cargos de nível básico. É mostrado aos estagiários como ler os cartões de ponto do funcionário que incluem informações como as horas em que o funcionário trabalhou. As leis trabalhistas em alguns países exigem que os empregadores paguem dinheiro extra ou horas extras a funcionários cujas horas semanais de trabalho excedam certos limites máximos. As empresas usam códigos de folha de pagamento para distinguir horas de trabalho regulares de horas extras, férias e tempo de doença. Durante o período inicial de orientação, os estagiários são ensinados sobre os diferentes códigos da folha de pagamento e como inserir informações nos sistemas e no software da folha de pagamento.
Em muitos países, os empregadores são obrigados a reter impostos dos salários dos funcionários e os funcionários e estagiários da folha de pagamento são responsáveis pelo cálculo dessas retenções obrigatórias. Os funcionários calculam o salário anual dos funcionários e usam uma matriz de taxa de imposto para determinar o valor do imposto que cada funcionário deve pagar. Portanto, um estagiário de folha de pagamento deve ter boas habilidades matemáticas e um olho nos detalhes. Além disso, os trabalhadores de algumas nações são capazes de fazer contribuições antes de impostos para contas de aposentadoria e assistência médica, caso em que funcionários e estagiários devem deduzir dinheiro dos contracheques e tomar providências para que o dinheiro seja depositado nas contas apropriadas.
Ocasionalmente, gerentes e funcionários departamentais cometem erros ao inserir informações da folha de pagamento e um estagiário da folha de pagamento deve verificar a precisão dos cartões de ponto antes de processar qualquer pagamento. Os trainees geralmente precisam entrar em contato com os funcionários para resolver problemas relacionados a esses erros, o que significa que os trainees devem ter boas habilidades administrativas e interpessoais. As leis em muitos países exigem que os empregadores mantenham as informações da folha de pagamento em arquivo por vários anos e os trainees geralmente têm a tarefa de arquivar documentos da folha de pagamento.
No dia-a-dia, um estagiário de folha de pagamento é responsável pelo mesmo tipo de tarefas e responsabilidades que um funcionário permanente do departamento de folha de pagamento. Embora os funcionários da folha de pagamento sejam geralmente responsáveis por seu próprio trabalho, o trabalho de um trainee da folha de pagamento é normalmente inspecionado por um supervisor antes de qualquer pagamento de salário ser processado. Além disso, os trainees geralmente precisam concluir testes em vários aspectos de seu trabalho antes que possam começar a lidar com tarefas mais complexas. Os estagiários que cometem erros mínimos acabam trabalhando sem supervisão direta. Quando isso ocorre, o processo de treinamento geralmente termina e os estagiários se tornam funcionários de folha de pagamento de pleno direito.