Contas a receber é uma atividade contábil que envolve o recebimento de faturas e o pagamento de contas. Os aplicativos de software de contas a receber são ferramentas automatizadas que permitem a uma empresa usar a tecnologia da informática para remover algumas ações manuais desse processo. Diferentes tipos de aplicativos incluem recebimento de fatura eletrônica, vários pacotes de fatura para vários fornecedores e cheques eletrônicos e lançamento de pagamento para finalizar contas de fornecedores. Na maioria dos casos, os aplicativos de software de contas a receber são completos, o que significa que um pacote de software lida com todas essas tarefas. Os pacotes de software modulares permitem que as empresas adicionem apenas um módulo de contas a receber ao software existente para completar essas funções.
Faturas geralmente são um documento que valida uma transação, como a compra de bens ou serviços. Em vez de receber faturas em papel pelo correio, os aplicativos de software de contas a receber podem permitir a transferência eletrônica e o recebimento de tais documentos. Por exemplo, o download de um arquivo do site de um fornecedor diretamente no software de contas a receber permite que os indivíduos revisem documentos e equilibrem as contas por meio do pacote de software. Extratos eletrônicos também podem funcionar de maneira semelhante, ou seja, podem ser baixados de um site. Isso economiza papel e evita a perda de documentos contábeis cruciais.
Poucas empresas têm apenas alguns vendedores ou fornecedores de quem adquirem bens e serviços. Portanto, os aplicativos de software de contas a receber possuem recursos que permitem vários números de contas de fornecedores e contas. Várias contas a receber também podem ser necessárias para agrupar fornecedores por tipo ou mercadorias ou serviços oferecidos. Os aplicativos de software de contas a receber podem oferecer uma grande variedade de opções para classificar e gerenciar fornecedores e outros itens. Muitos tipos de pacotes de software permitem a personalização do sistema usado para gerenciar contas a receber.
Outra finalidade da contabilidade eletrônica é a utilização de computadores e softwares para eliminar certas tarefas manuais, como a emissão de cheques e o balanceamento de contas. Por exemplo, depois que uma empresa finaliza suas contas a receber de um período, os cheques são necessários para enviar para pagamento e as contas devem ser compensadas para reconhecer os pagamentos. Os pacotes de software de contas a receber normalmente permitem a impressão de cheques usando o computador; depois de impresso, o sistema também lança os pagamentos em cheque eletronicamente e finaliza os pagamentos. Nesse ponto, os contadores são simplesmente necessários para revisar as contas, certificar-se de que estão equilibradas conforme necessário e garantir que não haja erros. Isso leva a outro benefício para este software: relatórios eletrônicos para ajudar a equilibrar as contas a receber no razão geral.