As qualificações de serviço ao cliente mais importantes geralmente estão relacionadas a habilidades de comunicação, personalidade e atitude, em vez de habilidades específicas. Isso ocorre porque as melhores pessoas de atendimento ao cliente, embora tenham conhecimento da empresa para a qual trabalham, são agradáveis, educadas e sinceras em querer ajudar o cliente. A maioria das empresas não exigirá que os funcionários que trabalham no serviço ao cliente tenham mais de um diploma do ensino médio e alguma experiência no campo de atendimento ao cliente, mas algumas empresas maiores preferem que os funcionários do serviço ao cliente tenham diploma de associado ou bacharel. Caso contrário, as qualificações de atendimento ao cliente são bastante padrão em todos os tipos de empresas.
As habilidades de comunicação são de longe algumas das mais importantes qualificações de atendimento ao cliente que um indivíduo pode ter. Isso inclui a capacidade de falar claramente ao telefone, para que o cliente possa entender o representante. Além disso, se o representante estiver interagindo com os clientes por e-mail, é importante que ele tenha boas habilidades de comunicação por escrito e possa usar a ortografia e gramática adequadas nas comunicações. Também é importante que um representante de atendimento ao cliente seja capaz de ouvir atentamente, entender as preocupações do cliente e responder a perguntas que exijam conhecimento específico da empresa para a qual ele trabalha.
A capacidade de manter a calma em situações estressantes é outra das qualificações mais importantes do atendimento ao cliente. Muitas pessoas que trabalham no campo de atendimento ao cliente lidam com clientes irritados ou chateados; portanto, eles precisam ser capazes de resolver problemas enquanto permanecem calmos e educados. Obviamente, isso não significa tolerar abusos por parte dos clientes, mas significa impedir que a interação se transforme em argumento, o que é considerado não profissional nas configurações de negócios. A maioria dos departamentos de atendimento ao cliente possui supervisores ou gerentes que estarão disponíveis para atender chamadas desafiadoras.
Outras qualificações de atendimento ao cliente incluem simplesmente ter alguns anos de experiência no campo de atendimento ao cliente. Por exemplo, trabalhar no atendimento ao cliente em um ambiente de varejo normalmente se qualifica. As empresas normalmente não desejam contratar funcionários para um call center ou área de atendimento ao cliente maior em um ambiente corporativo, se não tiverem experiência. Isso ajuda a garantir que o representante saiba como se comunicar com os clientes de maneira educada e profissional, como permanecer positivo em relação à empresa, como garantir que o cliente esteja satisfeito antes de encerrar a chamada e outros aspectos importantes da prestação de excelente serviço ao cliente. diariamente.