Os trabalhos de controlador de documentos envolvem a revisão de material escrito de uma empresa para garantir que ela adere a um conjunto específico de padrões. Em setores regulamentados pelo governo, como saúde ou educação, esses profissionais podem ser responsáveis por garantir procedimentos uniformes para revisão de documentos, gerenciamento de alterações e armazenamento, conforme exigido pelas agências reguladoras. O controle de documentos também pode ser incorporado a outras funções profissionais, incluindo redatores técnicos ou pessoal de garantia de qualidade. Também existem vários pacotes de software criados para ajudar as empresas a gerenciar os ciclos de vida dos documentos, e os trabalhos do controlador de documentos podem envolver o trabalho com esses programas. Esses profissionais também podem trabalhar com fornecedores externos, incluindo impressoras, tradutores e revisores, para garantir que os padrões corporativos sejam mantidos em todas as etapas da produção de documentos.
Uma área corporativa em que os trabalhos de controlador de documentos geralmente estão disponíveis é a conformidade regulamentar. Suas posições podem incluir a atualização e a revisão da documentação processual para garantir que ela reflita as práticas mais recentes da empresa, além de fornecer notificação de quaisquer alterações nos órgãos reguladores relevantes. Os controladores de documentos também podem ser responsáveis por identificar requisitos legais para a documentação de alterações e garantir que quaisquer alterações corporativas sejam comunicadas e executadas adequadamente. Os trabalhos de controlador de documentos em assuntos regulatórios geralmente não são cargos de nível básico, pois exigem algum nível de familiaridade com a empresa ou com as agências governamentais envolvidas no setor em particular.
Outros trabalhos de controlador de documento podem estar disponíveis para candidatos iniciantes e geralmente envolvem funções administrativas mais básicas, como atualizar bancos de dados de documentos e sistema de arquivamento, além de atribuir números de identificação à literatura. Eles também podem ser responsáveis por facilitar a revisão e a auditoria da documentação por grupos internos e externos. Essas funções podem ser combinadas com outras funções administrativas gerais, como entrada de dados e gerenciamento de arquivos.
A grande maioria das entidades comerciais usa software de controle de documentos para identificar, atualizar e armazenar sua literatura. Alguns trabalhos de controlador de documento consistem no uso deste software para atualizar e manter sistemas de informações eletrônicas. As pessoas que trabalham nesta área também podem reunir documentação relevante para arquivamento e ajudar a garantir que os documentos públicos sigam os padrões corporativos para questões de marca e legais. Eles também podem garantir que os registros da documentação estejam atualizados e cumpram as políticas e procedimentos relevantes para o controle de documentos. Outros funcionários podem consultar esses profissionais para obter orientação quando procuram literatura corporativa. Eles também podem ajudar na preparação de peças escritas, como propostas, propostas e solicitações de subsídios, garantindo que sigam os requisitos aplicáveis.