Um especialista em controle de documentos normalmente gasta muito tempo ajustando a literatura, os manuais e os materiais de instrução que acompanham produtos altamente técnicos. A maioria desses especialistas trabalha em setores como engenharia ou manufatura farmacêutica, onde o trabalho é complexo e a linguagem simples é uma raridade. Instruções claras e informações de uso do produto são imperativas, no entanto, é aí que entra o especialista em controle de documentos. Esse profissional atua essencialmente como controle de qualidade da literatura e dos textos que são divulgados ao público. O trabalho envolve principalmente confirmação, entrada de dados e verificações de consistência em alto nível.
Na maioria dos contextos, um especialista em controle de documentos trabalha como membro de uma equipe de redação técnica. A redação técnica basicamente busca capturar a essência de um procedimento ou produto e, em seguida, enquadrá-lo em uma linguagem que é mais facilmente compreendida pelos consumidores. Isso envolve mais do que simplesmente descrever e traduzir, no entanto. Um especialista em documentos técnicos deve ser extremamente preciso e garantir que linguagem e codificação consistentes sejam usadas em todo o material. As informações publicadas ou distribuídas que não podem ser prontamente entendidas podem causar ferimentos ou mau uso do produto, o que pode ter consequências negativas para o fabricante.
A maioria dos especialistas em controle de documentos trabalha são os manuais de instruções e a documentação técnica que acompanham os produtos eletrônicos e tecnológicos. Quando a equipe de redação termina de compilar essas informações, o especialista as analisa, buscando clareza e precisão. Isso geralmente envolve o uso de um léxico especial específico da indústria, com termos altamente técnicos. Esses termos devem ser definidos e usados consistentemente em todos os materiais. Quando os especialistas encontram erros ou descobrem lugares onde são necessários mais esclarecimentos, eles geralmente enviarão os documentos em questão de volta à equipe de redação.
A eficácia nos trabalhos de especialistas em controle de documentos geralmente requer uma grande atenção aos detalhes e uma aptidão para materiais complexos. Contudo, os especialistas geralmente não precisam possuir muita experiência no assunto. Na maioria das vezes, os especialistas em documentos têm permissão para aprender os meandros da indústria no trabalho. Existem exceções para projetos nas áreas de defesa militar e nacional, porque esses especialistas geralmente precisam ter conhecimento em primeira mão das partes que estão sendo construídas e descritas. Na maioria dos outros contextos, no entanto, um diploma de bacharel, experiência em redação e edição e fortes habilidades organizacionais são os únicos requisitos.
Fora da engenharia e da ciência, o termo “especialista em controle de documentos” é às vezes, embora raramente, aplicado a funcionários iniciantes que geralmente são pouco mais que funcionários de correio. Esses funcionários lidam com o fluxo de documentos, processam memorandos e classificam as mensagens recebidas e enviadas. Esse tipo de profissional e aqueles que trabalham nos principais níveis de fabricação têm pouco em comum, além do cargo.