Assistentes administrativos geralmente trabalham em um ambiente de escritório. Essas pessoas geralmente são contratadas para auxiliar um ou mais administradores seniores ou funcionários da empresa. O trabalho de assistente administrativo pode ser encontrado em uma variedade de indústrias, do setor imobiliário ao desenvolvimento de sites. Suas funções geralmente incluem uma combinação de tarefas administrativas, tarefas especializadas e tarefas pessoais.
As habilidades necessárias para um assistente administrativo podem variar bastante. Isso ocorre porque as necessidades de cada empregador podem ser muito diferentes. Isso é verdade mesmo dentro de um único setor. O trabalho de assistente administrativo em uma empresa de impressão pode não envolver todas as tarefas ou habilidades que o trabalho em outra empresa. Por esse motivo, a divulgação e a avaliação de responsabilidades costumam ser um fator determinante durante o processo de entrevista, mesmo quando fica claro que uma pessoa tem experiência no campo.
Quase todo o trabalho de assistente administrativo incluirá algum tipo de trabalho administrativo. É raro, se não impossível, encontrar uma posição em que as habilidades com o computador não sejam necessárias. A extensão necessária dessas habilidades com o computador pode ser limitada a recursos básicos de planilha, processamento de texto e Internet. Em alguns casos, pode ser necessário que uma pessoa seja altamente avançada nessas áreas e talvez precise ter experiência com programas menos comuns, como software de contabilidade.
A gama de conhecimentos especializados que podem ser necessários são específicos do setor e da empresa. Em uma empresa de desenvolvimento de sites, por exemplo, o trabalho de assistente administrativo pode exigir algum conhecimento de programação e design web. Uma empresa imobiliária, no entanto, pode exigir que uma pessoa tenha competência em áreas como leis imobiliárias e geografia.
Como muitos profissionais geralmente estão ocupados, as linhas entre um assistente administrativo e um assistente pessoal podem ficar embaçadas. O trabalho do assistente administrativo geralmente inclui a execução de tarefas pessoais para terceiros, como agendamento de atividades ou rejeição de convites que não estão diretamente associados ao trabalho. Esses trabalhos podem envolver tarefas domésticas, como pedir e obter o almoço ou enviar e receber entregas particulares.
Em algumas empresas, existem diferentes níveis de assistentes administrativos. Alguns podem ser mais qualificados, mais bem pagos e têm títulos mais significativos que os outros. Isso geralmente acontece quando a carga de trabalho necessária é mais do que uma pessoa pode suportar. Também é encontrado em empresas que são defensoras da separação de certas funções, como contas a receber e contas a pagar. Nesses casos, o trabalho do assistente administrativo pode ser expressamente definido ou um administrador sênior pode delegar tarefas conforme achar necessário.