Molte organizzazioni e aziende hanno politiche di rimborso per ripagare i dipendenti che spendono i propri soldi in forniture, intrattenere soci in affari o mentre viaggiano per affari. La maggior parte delle aziende ha politiche standard relative ad autorizzazioni, moduli e tempistiche. Le aziende possono anche separare le politiche di rimborso in base alla natura della spesa. I tipi di politiche di rimborso includono linee guida specifiche per la natura della spesa, come tasse scolastiche, viaggi, trasporti, forniture o assistenza sanitaria, nonché un processo di approvazione che segue il sistema di contabilità dell’organizzazione.
Le organizzazioni sono spesso preoccupate per l’uso improprio delle politiche di rimborso e stabiliscono politiche intese a impedire ai dipendenti di richiedere il rimborso per le spese non legate al lavoro. Molti dipendenti sono tenuti a ottenere il permesso per una spesa, come una pre-approvazione di piani di viaggio o corsi di formazione. I reparti contabili spesso sviluppano fogli di calcolo e moduli che devono essere completati affinché un dipendente possa richiedere il rimborso. Inoltre, i dipendenti sono generalmente tenuti a salvare fatture, fatture e ricevute da presentare con i documenti di rimborso.
Le politiche di rimborso per viaggi e intrattenimento aziendale sono spesso molto dettagliate e possono fissare tariffe forfettarie per spese come i pasti, o possono semplicemente indicare un limite di spesa giornaliero. Alcune organizzazioni richiedono ai dipendenti di organizzare il viaggio tramite un agente di viaggio interno o convenzionato, a cui potrebbe essere richiesto dalla politica aziendale di cercare gli hotel oi voli più economici. Alcune politiche di rimborso del viaggio possono anche limitare l’acquisto di bevande alcoliche, anche se il costo della bevanda rientra nelle linee guida del budget dei pasti.
Oltre alle spese di viaggio e di intrattenimento aziendale, altri tipi di politiche di rimborso riguardano lo sviluppo personale dei dipendenti. Ad esempio, un’azienda che ha un programma di benessere può anche offrire una polizza di rimborso sanitario che li aiuta a pagare per sistemi di perdita di peso, abbonamenti a palestre, programmi per smettere di fumare e altri tipi di servizi per il benessere non coperti da assicurazione. Molti dipendenti sfruttano le politiche di rimborso delle tasse scolastiche aziendali che possono aiutarli a pagare anche la scuola. Molte aziende pagano per corsi di formazione continua, ma possono anche rimborsare il costo dei corsi di livello universitario se il dipendente può dimostrare che seguire i corsi migliorerà le sue prestazioni lavorative.
Alcune aziende semplificano le loro politiche di rimborso emettendo carte di credito o addebito aziendali per alcuni dipendenti. Queste carte devono essere utilizzate esclusivamente per le spese aziendali e possono aiutare sia l’azienda che il dipendente con il monitoraggio delle spese e dei rimborsi poiché tutte le spese andranno a finire su un’unica fattura. La politica aziendale in genere limita l’uso di queste carte ai dirigenti e ad altri dipendenti di alto livello, sebbene anche al personale di vendita o ad altri dipendenti che devono viaggiare o intrattenere regolarmente possano essere assegnate carte aziendali. In alcuni casi, l’azienda paga direttamente le fatture della carta di credito aziendale, mentre altri possono richiedere al dipendente di pagare la fattura e completare il processo di rimborso delle spese come farebbe per qualsiasi altra spesa.
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