I sistemi di contabilità finanziaria possono essere sistemi manuali, ma di solito sono programmi software. Normalmente, un sistema di contabilità finanziaria fa parte di un sistema software più ampio dedicato alla fornitura di servizi amministrativi complessivi per un’organizzazione, ma possono anche essere programmi autonomi. I sistemi contabili possono essere classificati in base al tipo di organizzazione che li utilizza, al metodo utilizzato per organizzare le finanze e al modo in cui il sistema contabile riconosce le transazioni, tra cui l’acquisizione di contanti e l’esecuzione dei pagamenti. I tipi comuni di metodi del sistema di contabilità finanziaria includono i sistemi di analisi dei processi, dei conti e delle transazioni. Questi sistemi possono anche essere adattati al tipo di organizzazione, indipendentemente dal fatto che l’organizzazione sia un dipartimento governativo, una scuola o un’attività di vendita al dettaglio.
I processi condotti da questi sistemi sono molti, ma includono procedure di gestione della liquidità, procedure di buste paga e procedure fiscali. Possono anche gestire le spese dei dipendenti, compresi i rimborsi per le spese di lavoro come pasti e viaggi. A seconda dell’organizzazione, un sistema di contabilità finanziaria potrebbe includere funzionalità aggiuntive per gestire altri aspetti dell’attività quotidiana.
Le caratteristiche variano tra i sistemi, il che significa che nessun sistema è il migliore per tutti i tipi di organizzazioni. È importante abbinare le capacità di un sistema di contabilità con le esigenze del suo utente. Ad esempio, i sistemi di contabilità finanziaria per le istituzioni educative generalmente gestiscono le finanze operative oltre a gestire i contributi finanziari. Le finanze di una scuola o università includerebbero le spese educative e generali, mentre un sistema contabile per un’attività di vendita al dettaglio potrebbe dover gestire le categorie per le materie prime e le vendite al dettaglio.
Ottenere il giusto tipo di sistema contabile è particolarmente importante quando si tratta di finanziamenti per una grande organizzazione come un’università o un sistema scolastico pubblico. Quando si gestiscono i tipi di finanziamento per un’organizzazione educativa, le categorie potrebbero includere prestiti, sovvenzioni e finanziamenti da organizzazioni governative. Queste fonti di finanziamento devono spesso essere registrate ed elaborate separatamente perché alcuni fondi hanno scopi limitati o termini di finanziamento che cambiano il modo in cui un contabile deve registrare le proprie transazioni.
I sistemi di contabilità finanziaria spesso differiscono quando vengono utilizzati per scopi diversi. I sistemi per analizzare le finanze di un’azienda a fini di investimento da parte di un utente esterno all’azienda differirebbero per interfaccia e funzione dai sistemi di contabilità gestionale che si occupano dei compiti di immissione di dati finanziari e di utilizzo delle informazioni finanziarie all’interno dell’azienda. Ciò è dovuto principalmente al fatto che un investitore che esamina le informazioni finanziarie per un’azienda richiede un insieme diverso di informazioni e funzionalità rispetto a quello richiesto da un manager aziendale dai sistemi di gestione finanziaria interni.
I programmi software che dispongono di sistemi di contabilità finanziaria generalmente hanno funzionalità che includono risorse umane, pianificazione e funzioni di gestione dei processi. I sistemi software di gestione multifunzione sono progettati per consentire a un’organizzazione di integrare e condividere le informazioni tra diversi reparti dell’azienda. Utilizzando questi tipi di sistemi, un’organizzazione come una scuola può fare in modo che l’amministrazione inserisca direttamente le informazioni che sono disponibili a tutte le parti autorizzate all’interno del sistema, velocizzando le operazioni e potenzialmente aumentando l’accuratezza delle informazioni all’interno del sistema.
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