I sistemi contabili nella contabilità definiscono come un’azienda registra le sue transazioni finanziarie nei libri contabili. Ci sono pochissimi sistemi di contabilità tra cui un’azienda può scegliere e utilizzare in modo efficace. La prima parte del sistema è la contabilità a partita doppia, la base di tutti i giornali e libri mastri. Le derivazioni da questo sistema includono la base di cassa e la contabilità per competenza, sistemi da cui un’azienda sceglierà che definiscono il modo in cui registra le transazioni. I proprietari, i manager e il personale contabile di livello superiore sono in genere i decisori influenti per questo processo.
La contabilità in partita doppia è un processo contabile autobilanciato che aiuta un’azienda a gestire i propri libri. In questi sistemi di contabilità, sono necessarie due voci per bilanciare l’equazione contabile: attività uguali a passività più patrimonio netto. Ogni voce deve bilanciare l’equazione in modo che i libri contabili della società siano sempre in equilibrio e mantengano una parvenza di ordine. Questo non vuol dire che il registro contabile di un’azienda non sarà mai sbilanciato; il sistema aiuterà a supportare la corretta attività. È possibile che un’azienda utilizzi un sistema diverso, sebbene sia estremamente raro.
Un altro aspetto dei sistemi di contabilità è il processo mediante il quale un’azienda registra le proprie transazioni. I due sistemi principali qui sono la base di cassa e la contabilità per competenza. Con il sistema di cassa, un’azienda registra le transazioni ogni volta che il denaro cambia di mano durante un evento. Ad esempio, un’azienda acquista l’inventario in cambio di contanti e un contabile registra questo evento nel libro mastro poiché è stato coinvolto il denaro. Alla fine del mese, le transazioni nella contabilità generale di un’azienda dovrebbero rispecchiare quelle del suo estratto conto, creando un saldo per tutte le attività che si traducono in un’accurata rendicontazione finanziaria.
La contabilità per competenza è il più popolare dei due sistemi di contabilità generale sotto l’ombrello della contabilità a partita doppia. In breve, la contabilità per competenza è l’opposto della contabilità per cassa; le operazioni entrano nei libri contabili man mano che si verificano. Ogni volta che una società si impegna in una transazione che influisce sul sistema contabile della società, deve entrare nei libri contabili. Non è necessario che il denaro passi di mano affinché queste transazioni abbiano una rappresentazione nei libri della società. La contabilità per competenza è più accurata, porta a rapporti migliori e crea rapporti che riflettono la vera attività di un’azienda.
Altri sistemi di contabilità possono esistere nell’ambiente aziendale. Ad esempio, le aziende possono creare un metodo ibrido che combina gli attributi di entrambi i sistemi. Deve, tuttavia, soddisfare i principi contabili nazionali per mantenere le informazioni in modo accurato e pertinente.
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