I diversi tipi di software di segreteria telefonica sono per lo più definiti dalle funzionalità che offrono. Questi includono la lunghezza del messaggio che il software è in grado di registrare e la qualità audio che a volte è significativamente migliore di quella possibile con una segreteria telefonica standard. Alcuni software sono anche in grado di ordinare i messaggi in arrivo in varie cartelle per la priorità. Ancora altro software ha una funzione fax inclusa.
La premessa di base di utilizzare un software invece di una macchina fisica per rispondere alle telefonate e registrare i messaggi offre molti vantaggi. Il software della segreteria telefonica è in grado di manipolare i dati in arrivo in modi che una macchina dedicata non può. L’interfaccia di utilizzare un software reale invece di una macchina con pochi pulsanti offre anche il vantaggio di poter interagire in modo più complesso. Con lo sviluppo delle chiamate VoIP (Voice over Internet Protocol), una segreteria telefonica basata su software diventa un’opzione ancora più interessante.
Una delle caratteristiche più efficaci di tutti i software per segreterie telefoniche è la capacità di registrare quanti più dati audio può contenere un dispositivo di archiviazione. La qualità audio potrebbe anche essere migliore, perché i dati digitali non si degradano nel tempo come potrebbe fare una cassetta. Avere una registrazione digitale di un messaggio significa anche che la riproduzione può essere controllata, consentendo all’ascoltatore di saltare un messaggio o archiviarlo per un ascolto successivo.
Un’altra caratteristica di alcuni tipi di software di segreteria telefonica è la capacità di ordinare i messaggi in arrivo in cartelle speciali. Ciò consente di inserire i messaggi di chiamanti sconosciuti in una cartella, mentre le chiamate di amici conosciuti possono essere collocate in un’altra, consentendo all’utente di dare la priorità a ciò che deve essere ascoltato per primo. Alcuni software consentono persino la ricezione e l’ordinamento di messaggi di testo e con disegno.
A seconda del tipo di connessione Internet, alcuni tipi di software di segreteria telefonica possono essere configurati per inviare avvisi ad altri dispositivi o account di posta elettronica. Il software può ricevere un messaggio e quindi inviare un avviso e-mail a un indirizzo e-mail di lavoro con i dettagli di chi ha chiamato e per quanto tempo è il messaggio. Potrebbe anche includere la possibilità di inviare messaggi di testo tramite un’interfaccia basata sul web.
Esistono tipi specifici di software per segreterie telefoniche che tentano di essere più di un semplice software di registrazione. Questo può includere un programma che ha anche il riconoscimento vocale, che consente di navigare nei controlli esclusivamente tramite comandi vocali. Alcuni programmi integrano anche una funzione di composizione telefonica in modo che, una volta ascoltato un messaggio, il numero di telefono possa essere richiamato su richiesta per avviare una chiamata.
Esistono anche tipi di software di segreteria telefonica che integrano altre opzioni, come la possibilità di ricevere una trasmissione fax. Lo stesso tipo di software potrebbe includere anche la possibilità di inviare un fax. Integrando le capacità di una segreteria telefonica, l’accesso a una linea telefonica attiva e la potenza di un software per computer completamente personalizzabile, esiste una combinazione illimitata di funzioni che possono essere utilizzate dal software della segreteria telefonica.