La mappatura dei processi aziendali è un concetto che utilizza parole scritte e layout visivi per spiegare le funzioni tipiche. Man mano che la pratica è diventata più popolare, sono stati sviluppati numerosi strumenti di mappatura dei processi aziendali per renderlo più semplice e veloce. Lo strumento più utilizzato è il software di mappatura dei processi, che può offrire molti vantaggi a un’organizzazione, inclusa la capacità di documentare i processi esistenti e garantire che siano efficaci nel raggiungimento degli obiettivi dell’azienda.
Questi strumenti possono anche fornire la modellazione dei processi, che consente di ottenere informazioni in tempo reale su come le modifiche proposte potrebbero influenzare i processi esistenti e la funzione aziendale complessiva. Un altro vantaggio del software è quello di aiutare ad automatizzare i processi esistenti e integrarli in più aree dell’azienda. Gli strumenti di mappatura possono aiutare le aziende a conformarsi a normative come ISO 9000, che potrebbe richiedere la documentazione dei processi del sistema di qualità.
Il primo passo nella mappatura dei processi aziendali è in genere quello di documentare i processi aziendali esistenti. Gli strumenti di mappatura dei processi aziendali offrono la possibilità di creare diagrammi di flusso e altri strumenti che illustrano visivamente i processi esistenti e le loro relazioni reciproche. Una volta che i processi sono stati documentati, possono essere analizzati e rivisti per assicurarsi che catturino adeguatamente le attività della vita reale dell’organizzazione. La mappatura dei processi semplifica inoltre l’identificazione delle inefficienze e delle aree di miglioramento all’interno dei processi.
Successivamente, l’azienda può creare modelli dei processi che sono stati mappati. La modellazione consente di implementare le modifiche proposte al sistema in situazioni ipotetiche, il che consente ai proprietari dei processi di osservare i possibili risultati di una modifica e valutare se risolve efficacemente le inefficienze che potrebbero aver identificato nella prima fase. Avere simulazioni di processo consente di implementare una serie di modifiche proposte e di osservarne e valutarne gli effetti prima di apportare modifiche organizzative effettive.
Le organizzazioni possono inoltre utilizzare gli strumenti di mappatura dei processi aziendali per automatizzare le funzioni esistenti, aumentando l’efficienza e l’uniformità tra i diversi dipartimenti. Il software può aiutare i sistemi di diversi dipartimenti a “dialogare” tra loro e condividere le informazioni necessarie. L’automazione dei processi spesso fa risparmiare tempo e denaro e aiuta le grandi aziende a implementare processi di flusso di lavoro uniformi in tutte le aree dell’azienda.
L’uniformità può essere necessaria per le organizzazioni che devono conformarsi a varie normative, come ISO 9000. Molte agenzie di regolamentazione richiedono alle aziende di documentare i propri processi e garantire la conformità dell’azienda. Questi strumenti possono fornire la documentazione necessaria, tenere traccia della conformità individuale e identificare le aree in cui è necessaria una formazione aggiuntiva.