Esistono molti tipi diversi di trascrizione dei messaggi vocali, inclusi i servizi offerti sia dalle compagnie telefoniche che da terze parti. I due principali tipi di servizi di trascrizione utilizzano software da voce a testo o trascrittori umani. Molti dei servizi che utilizzano software da voce a testo forniscono diversi pacchetti di trascrizione della posta vocale in base a fattori quali precisione, lunghezza del messaggio e numero di messaggi al mese. I servizi che utilizzano trascrittori umani sono spesso più accurati, ma in alcuni casi possono essere più lenti e sono quasi sempre più costosi. Alcuni servizi di trascrizione sono disponibili solo per i telefoni cellulari, mentre altri possono essere utilizzati praticamente con qualsiasi linea telefonica e sono accessibili anche tramite Internet.
La trascrizione dei messaggi vocali è un servizio in grado di trasformare i messaggi vocali in testo. Questo testo può quindi essere inviato all’utente tramite e-mail, servizio di messaggi brevi (SMS) o una serie di altri mezzi a seconda delle esigenze dell’utente. I due modi principali in cui avviene la trascrizione coinvolgono software automatizzato o trascrittori umani. La trascrizione automatica dei messaggi vocali in genere fa uso di software di riconoscimento vocale e spesso fornisce diversi livelli di servizio. I pacchetti gratuiti di solito offrono trascrizioni meno accurate e meno messaggi al mese, mentre i servizi premium sono spesso molto accurati a seconda della complessità del messaggio.
L’altro tipo di trascrizione dei messaggi vocali utilizza trascrittori umani anziché software di riconoscimento vocale. Quando un’azienda impiega trascrittori esperti, questo tipo di servizio fornisce in genere trascrizioni molto accurate anche per i messaggi più complessi. Anche il software di riconoscimento vocale può essere accurato, ma a volte non riesce a riconoscere le sfumature che un trascrittore umano può cogliere. La velocità di questi servizi può variare a seconda di quanti trascrittori lavorano in un dato momento. La privacy è tipicamente garantita dai contratti che i trascrittori firmano al momento dell’assunzione.
Alcuni servizi di trascrizione della segreteria telefonica sono offerti da compagnie telefoniche, mentre altri sono forniti da terze parti. Le compagnie telefoniche a volte offrono il servizio come costo aggiuntivo ogni mese, mentre altre lo forniranno gratuitamente se richiesto. L’attivazione è in genere una questione di chiamare il servizio clienti o accedere a una pagina web. La maggior parte delle terze parti offre i propri servizi tramite un’applicazione per smartphone scaricabile, sebbene alcune dispongano anche di interfacce basate su Internet.
Diversi servizi di trascrizione della posta vocale forniscono anche una varietà di modi per accedere ai messaggi trascritti. Alcuni servizi inviano ogni messaggio vocale trascritto come un messaggio di testo SMS e lo interrompono semplicemente se è troppo lungo. In questo caso, il messaggio completo verrà spesso fornito tramite un’interfaccia basata su Internet. Altri servizi inviano più messaggi di posta vocale per fornire l’intero messaggio. La posta elettronica è un’altra opzione comune per ricevere messaggi vocali trascritti e non ha limitazioni di lunghezza.