È disponibile un’ampia varietà di strumenti per il monitoraggio delle spese e le persone potrebbero dover fare alcuni esperimenti per trovare un metodo che funzioni per le loro esigenze. Essere disposti a provare diversi metodi e avere accesso alle versioni di prova degli strumenti software è molto utile. Le persone dovrebbero anche considerare il motivo per cui stanno monitorando le spese, in quanto ciò può aiutarle a trovare il modo migliore per gestire la tenuta dei registri finanziari. Strumenti progettati specificamente per le tasse, ad esempio, possono funzionare in modo diverso da quelli destinati ad aiutare le persone con il budget.
Le persone possono tenere traccia delle spese utilizzando un software di contabilità, tra cui una varietà di prodotti integrati che possono eseguire operazioni come il recupero dei dati dai conti bancari. Possono anche gestire le loro spese manualmente, utilizzando i campi di notazione in un libretto degli assegni o in un registro del conto, oppure tenendo un registro delle spese. Alcune persone trovano una via di mezzo, utilizzando uno strumento come un foglio di calcolo del computer per la gestione delle spese in modo da poter personalizzare il layout ei campi.
Alcune cose a cui pensare quando si seleziona un metodo per tenere traccia delle spese includono quali tipi di spese vengono monitorate, perché e come verranno utilizzate le informazioni. Tenere traccia delle spese domestiche rispetto a quelle aziendali può comportare esigenze diverse, ad esempio. Uno studente potrebbe monitorare le spese per presentare la contabilità a un fondo fiduciario per il rimborso, mentre un appaltatore indipendente potrebbe voler tenere traccia delle spese allo scopo di determinare le detrazioni fiscali alla fine dell’anno.
In genere, è consigliabile tenere traccia delle spese man mano che vengono sostenute oa intervalli regolari, ad esempio settimanalmente, anziché tornare indietro a intermittenza e dover gestire grandi volumi di dati. Per le persone che hanno problemi con questo, può essere utile un programma software che comunichi con i conti bancari, poiché tutte le attività finanziarie su tali conti verranno importate istantaneamente e alle persone verrà richiesto di inserire informazioni, come la classificazione di una determinata attività finanziaria. Per le persone che hanno bisogno di conservare le ricevute, è importante disporre di un sistema di accompagnamento per l’archiviazione e l’organizzazione delle ricevute.
Quando le persone tengono traccia delle spese per uno scopo specifico, potrebbero voler parlare con un contabile delle loro opzioni e del modo migliore per tenere traccia delle loro spese. Ciò impedirà loro di dover ripetere il lavoro in un secondo momento; ad esempio, le detrazioni fiscali sono suddivise in categorie distinte e sapere quali sono queste categorie e cosa si adatta a esse consentirà alle persone di classificare correttamente le spese la prima volta. Allo stesso modo, le persone che tengono traccia delle spese per soddisfare i termini di un accordo, come gli studenti che devono rendere conto ai propri genitori oi dipendenti che tengono traccia delle spese per un datore di lavoro, dovrebbero parlare con l’altra parte di ciò che si prevede per sviluppare un sistema reciprocamente soddisfacente. Potrebbero esserci requisiti legali per altri; una persona che amministra un fondo fiduciario, ad esempio, deve soddisfare rigorosi requisiti di segnalazione e archiviazione per tenere conto di come viene utilizzato il fondo.
Smart Asset.