Un rimborso del veicolo si riferisce a un singolo conducente che viene rimborsato per il costo della guida di un veicolo personale mentre svolge attività per conto di un’azienda o di un’agenzia governativa. Il rimborso viene in genere calcolato in base al numero di miglia che un dipendente o un agente guida da e verso luoghi di lavoro specifici allo scopo di incontrare i clienti, facilitare programmi speciali o un numero qualsiasi di altre attività legate al lavoro. Ogni volta che viene messo a disposizione un programma di rimborso del veicolo per assistere i dipendenti con le spese relative al viaggio, l’importo esatto offerto per miglio percorso viene compreso prima che venga effettuato un viaggio.
Per ricevere un rimborso del veicolo per il chilometraggio percorso, i dipendenti sono tenuti a documentare le letture del chilometraggio iniziale e le letture del punto finale in modo che il chilometraggio utilizzato durante lo svolgimento del lavoro sia calcolato con precisione. Dopo aver inviato gli importi delle miglia utilizzando i moduli di segnalazione appropriati, i dipendenti di solito ricevono un assegno separato per le miglia utilizzate o un rimborso per le miglia può essere incluso nella futura busta paga di un dipendente. Gli importi per miglio sono generalmente fissati anche in base ai calcoli di rimborso del chilometraggio federale.
Un piano di rimborso del veicolo aiuta a compensare il costo del carburante e della manutenzione per i dipendenti tenuti a guidare i propri veicoli durante lo svolgimento del lavoro. Ciò è particolarmente utile per i dipendenti che trascorrono molto tempo guidando verso più siti di lavoro o svolgono altre mansioni sul campo per conto di un’azienda o di un’agenzia governativa. Gli importi offerti per il rimborso possono variare tra le aziende, ma all’interno di un’organizzazione ogni dipendente viene solitamente rimborsato alla stessa tariffa degli altri all’interno dell’azienda per il chilometraggio guidato in un veicolo personale.
Il rimborso del veicolo non è offerto solo per i viaggi in automobile, ma molte agenzie rimborsano anche i dipendenti per l’uso di altri veicoli personali. Alcuni di questi veicoli includono aeroplani o motocicli. Tuttavia, se è previsto il rimborso del veicolo, è necessario concedere un permesso speciale per utilizzare altri veicoli personali prima del loro utilizzo.
In alcuni casi, un altro tipo di rimborso del veicolo può essere offerto anche da un’altra agenzia oltre a un datore di lavoro diretto. Negli Stati Uniti, l’Internal Revenue Service (IRS) ha calcolato tariffe speciali per le persone che utilizzano un veicolo di proprietà privata per motivi di lavoro, oltre che per spostarsi per motivi di lavoro. Le tariffe sono disponibili anche per le persone che utilizzano veicoli personali per scopi di beneficenza o medici selezionati. L’importo di ciascuna di queste tariffe è diverso, ma ciascuna è calcolata in base alla ricerca più recente che riflette i costi di trasporto. Una volta che un individuo calcola il chilometraggio totale utilizzato per queste attività, l’IRS consente di richiedere il totale come deducibile quando si dichiarano le imposte personali.
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