Un assistente amministrativo può avere molti compiti diversi in un ambiente di ufficio, a seconda di una serie di fattori tra cui le dimensioni dell’ufficio e il numero di altri dipendenti. Tuttavia, molte funzioni dell’assistente amministrativo sono le stesse in tutte le impostazioni. Questi includeranno, al livello più elementare, l’assistenza al datore di lavoro nelle attività quotidiane in ufficio.
In genere, le mansioni di assistente amministrativo includono attività come rispondere ai telefoni e trasferire chiamate, impostare appuntamenti, rispondere a domande, salutare clienti o clienti quando arrivano in ufficio e mantenere l’aspetto dell’ufficio pulito e ordinato. Altre funzioni potrebbero includere la compilazione o la preparazione di documenti, l’archiviazione di documenti, l’ordinamento della posta e la conservazione dei registri. Gli assistenti amministrativi sono generalmente tenuti ad essere competenti con vari software di elaborazione testi e budgeting, quindi sono generalmente richieste buone capacità informatiche, oltre alla capacità di digitare almeno 50 parole al minuto.
L’assistente amministrativo è in genere la prima persona che la maggior parte delle persone vedrà quando entrano in ufficio, quindi è importante essere amichevoli, cortesi e professionali. Discrezione e rispetto sono altri importanti tratti della personalità. Un assistente amministrativo interagisce con molte persone durante il giorno quando accetta chiamate, spedisce documenti o pacchetti importanti o assiste i clienti, quindi la capacità di multi-task è essenziale. In un ufficio più ampio, può essere richiesto un numero maggiore di incarichi di assistente amministrativo.
Alcune di queste attività extra potrebbero includere la supervisione di altri dipendenti, il coordinamento e la gestione delle riunioni del personale, il mantenimento del budget di un ufficio, l’inventario e l’ordinazione delle forniture per ufficio e l’assicurazione che tutte le attività necessarie siano completate in tempo. Un assistente amministrativo può anche essere responsabile dell’assunzione e della formazione del nuovo personale dell’ufficio e del mantenimento di un programma per gli altri nell’ufficio. Agli assistenti amministrativi può anche essere chiesto di imparare a gestire compiti specifici del settore per i datori di lavoro come studi legali, studi medici o banche.
Un buon assistente amministrativo sarà colui che può destreggiarsi tra le molteplici funzioni di assistente amministrativo assicurandosi che tutto il lavoro sia completato in tempo. Alcuni assistenti amministrativi sono assistenti generali per l’intero ufficio, mentre altri sono specializzati in settori specifici, come la finanza o il marketing. Una carriera come assistente amministrativo può essere redditizia e gratificante e generalmente offre molti vantaggi come benefici per la salute e ore relativamente stabili. Un assistente amministrativo può lavorare a tempo pieno o part-time, a seconda delle esigenze dell’ufficio.