Ogni datore di lavoro, grande o piccolo, deve provvedere al pagamento periodico di salari, commissioni e stipendi ai propri dipendenti. Un lavoro complesso negli Stati Uniti, la preparazione del libro paga di un’impresa consiste in una serie di compiti diversi, tra cui la verifica del compenso dovuto ai dipendenti, il calcolo delle imposte sul reddito e sui salari da trattenere e il calcolo di altri importi da trattenere . Sebbene apparentemente un compito banale che includa elementi di base rimanga invariato da una settimana a quella successiva, la preparazione dei salari è un elemento assolutamente critico per il successo di qualsiasi azienda, poiché i problemi con i salari portano a un drammatico declino del morale dei dipendenti.
Il primo elemento della corretta preparazione delle buste paga è determinare quanto deve essere pagato ciascun dipendente. I dipendenti dipendenti sono i più facili da pagare perché ricevono lo stesso importo ogni settimana. I dipendenti orari registrano generalmente l’ora in cui iniziano e terminano i lavori su un sistema di cronometraggio e questi record vengono utilizzati per calcolare la retribuzione. Un fattore complicante nel calcolo della retribuzione oraria è il lavoro straordinario, retribuito solo ai dipendenti orari ma a un tasso superiore rispetto alla retribuzione normale. I dipendenti incaricati vengono generalmente retribuiti in base alle loro vendite, il che richiede che i dati relativi alle vendite per ciascun venditore vengano forniti al reparto buste paga in modo tempestivo. I calcoli della commissione possono essere complicati quando i venditori lavorano insieme su una vendita e dividono la commissione, nonché da tassi di commissione diversi per prodotti diversi.
Alcuni datori di lavoro integrano inoltre la retribuzione dei propri dipendenti, sotto forma di bonus, indennità per ferie, indennità per ferie e indennità di malattia, che sono tassabili e rimborso delle spese aziendali, che generalmente non sono imponibili. Altre rettifiche alla retribuzione dei dipendenti che potrebbero essere elaborate attraverso un libro paga sono il rimborso delle spese di trasloco e il pagamento delle indennità per auto e benzina. Esistono inoltre diverse disposizioni per regolarizzare la compensazione dei commessi incaricati di aiutarli a gestire gli estremi della retribuzione periodica elevata e bassa che caratterizzano la compensazione dei commessi commessi.
Una volta accertato il reddito per ciascun dipendente, è necessario calcolare le ritenute e le detrazioni. Le imposte sui salari per previdenza sociale, assistenza sanitaria statale, disoccupazione, invalidità e indennità per i lavoratori devono essere trattenute da ogni retribuzione soggetta a requisiti e limiti di legge e le imposte sul reddito devono essere trattenute dalla retribuzione di tutti i dipendenti la cui retribuzione supera una soglia prevista dalla legge. Devono inoltre essere calcolate detrazioni volontarie come premi di assicurazione sanitaria, contributi ai conti di previdenza, conti di spesa flessibili e altri elementi. Un elemento importante della preparazione delle buste paga è determinare quali aggiustamenti, che siano detrazioni o aggiunte, avvengono prima del calcolo e della ritenuta alla fonte delle imposte sul reddito, e che successivamente avvengono. Un errore nel prendere questa determinazione potrebbe portare a fastidiose conseguenze fiscali per il dipendente.
Una volta che il libro paga è stato completamente preparato, deve essere elaborato. L’elaborazione e la produzione dei salari è diventata un processo altamente automatizzato negli Stati Uniti, con molti salari elaborati da appaltatori di terze parti. Sia che sia svolto internamente o da un appaltatore di terze parti, il processo genera buste paga cartacee individuali, nonché depositi diretti sui conti bancari dei dipendenti. Inoltre, la preparazione delle buste paga include la creazione di dichiarazioni dettagliate e riepilogative per il deposito degli importi necessari per coprire gli assegni e i depositi diretti, nonché per i pagamenti fiscali e di altro tipo alle agenzie governative o ai vettori assicurativi appropriati. I responsabili della preparazione delle buste paga devono fornire tali informazioni al dipartimento finanziario o contabile del datore di lavoro, il cui compito è garantire che i fondi per pagare i dipendenti siano disponibili e correttamente depositati. L’elaborazione di un libro paga comprende anche l’accumulo dei dati necessari per i bilanci periodici della società e per la produzione delle dichiarazioni fiscali di fine anno dei dipendenti. Ogni libro paga è unico e deve essere adeguatamente e accuratamente preparato prima di poter essere elaborato, internamente o da una terza parte.