Sebbene i due termini siano talvolta usati in modo intercambiabile, web e videoconferenza sono in realtà due prodotti di comunicazione diversi. Sebbene entrambi i prodotti possano utilizzare il video in qualche modo, ciascuno ha determinate applicazioni che li rendono ideali per situazioni specifiche. Anche la tecnologia utilizzata per il web e la videoconferenza è leggermente diversa, cosa che dovrebbe essere presa in considerazione quando si sceglie di condurre una riunione che potrebbe comportare l’uso di entrambi i prodotti.
La videoconferenza è uno strumento progettato per fornire esattamente ciò che suggerisce il nome. In genere, questo tipo di conferenza fornirà la possibilità ai partecipanti riuniti in due o più luoghi di vedersi e ascoltarsi nel corso di una riunione. Questo tipo di raccolta in tempo reale è normalmente facilitata dall’uso di un bridge di videoconferenza in grado di supportare sia un segnale audio che un flusso video in diretta. A seconda del livello di sofisticazione dell’attrezzatura video coinvolta, sia il moderatore della riunione che i partecipanti potrebbero essere in grado di dividere lo schermo di visualizzazione per vedere tutte le parti contemporaneamente.
Una differenza fondamentale tra web e videoconferenza è l’attrezzatura necessaria per condurre una riunione. Sebbene alcune aziende mantengano le proprie apparecchiature per videoconferenze, questo può essere un approccio piuttosto costoso. Molte aziende utilizzeranno le sale conferenze disponibili a livello locale, di solito conducendo la cosiddetta certificazione del sito prima della riunione dal vivo. Si tratta semplicemente di un test in cui il provider della videoconferenza si connette con ciascuna delle sale conferenza per assicurarsi che l’attrezzatura sia compatibile con il bridge di conferenza utilizzato per orchestrare la riunione, sia in termini di qualità della trasmissione visiva che di chiarezza dell’audio. Questo può essere importante in una serie di scenari, come prendere una deposizione formale o condurre qualsiasi riunione in cui la capacità di vedere i volti è importante quanto le parole che vengono pronunciate.
La conferenza Web è uno strumento online che consente di condividere dati e trasmissioni audio come parte di una riunione. Tali dati possono essere sotto forma di una sorta di video, ma possono anche includere la condivisione di documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Inoltre, le conferenze Web spesso includono una gamma più ampia di strumenti che un moderatore può utilizzare per controllare una riunione. A differenza delle videoconferenze, di solito non sono necessarie attrezzature speciali; è possibile partecipare a una conferenza Web utilizzando praticamente qualsiasi computer con una connessione Internet e una quantità sufficiente di risorse per supportare il trasferimento dei dati. Le conferenze Web possono includere lo streaming audio attraverso il Web o utilizzare una connessione indipendente tramite una linea telefonica.
Sia il web che le videoconferenze sono validi strumenti aziendali ideali per determinate applicazioni. Quando la parte visiva è in diretta, ad esempio nell’aiutare i tecnici ad assistere un cliente nella riparazione di un macchinario da una postazione remota, la videoconferenza dal vivo è essenziale. Allo stesso tempo, una conferenza Web funzionerà bene quando si mostra una presentazione o si consente a più persone in postazioni remote di collaborare su un documento contemporaneamente. In genere, c’è anche una differenza di costo tra web e videoconferenza, con l’opzione della conferenza web che è l’opzione più conveniente. Questo sta cambiando rapidamente poiché il costo della videoconferenza e le apparecchiature necessarie continuano a diminuire poiché la tecnologia più recente rende possibile questa opzione anche per le aziende più piccole.