Come modo per aggiungere dati visivi a un’audioconferenza, la conferenza Web offre un mezzo relativamente economico per creare un ambiente di lavoro virtuale con persone in tutta la città o in tutto il mondo. Di seguito sono riportate alcune nozioni di base sulla tecnologia, le opzioni e le applicazioni per le conferenze Web.
Concepito come servizio complementare alle chiamate in audioconferenza, le conferenze Web sono arrivate per la prima volta sul mercato di massa negli anni ‘1990. Prima di allora, le conferenze Web erano considerate un servizio premium che solo le aziende e le organizzazioni più prospere potevano permettersi di utilizzare. Tuttavia, i progressi tecnologici alla fine degli anni ‘1980 hanno reso ovvio che Internet potrebbe supportare un semplice ambiente di condivisione di presentazioni che sarebbe un modo ideale per condividere grafici, fogli di lavoro e altri dati con le persone mentre si utilizzano ancora le chiamate in audioconferenza per la comunicazione verbale.
Le prime conferenze web si basavano molto sul caricamento e la memorizzazione nella cache di un’applicazione sul disco rigido di ogni persona che doveva partecipare a una riunione web. Il caricamento includerebbe i file che sarebbero stati utilizzati durante la riunione. In effetti, l’autore o il leader della conferenza accederebbe a quei file durante la conferenza e ne controllerà la visualizzazione durante la riunione.
Tuttavia, molte persone si sono opposte a questo approccio, poiché le informazioni proprietarie erano ora ospitate su un certo numero di dischi rigidi. Il leader della conferenza ha dovuto fare affidamento sulla generosità dei partecipanti per eliminare i file sensibili dal disco rigido dopo la riunione. Nel tempo, la tecnologia è stata migliorata per consentire l’eliminazione automatica dei file una volta terminata la conferenza. Ad oggi, esistono ancora fornitori di conferenze Web che richiedono ai partecipanti di accedere almeno trenta minuti prima delle riunioni dal vivo e di eseguire questo processo di caricamento.
Durante i primi anni ‘1990, iniziarono a venire alla luce soluzioni alternative alle presentazioni web. Un tipo di servizio si basava molto sull’uso di strumenti per la creazione di condivisione di presentazioni, come PowerPoint. Con questo tipo di conferenza web, il leader caricherebbe una presentazione di diapositive sul server del servizio di conferenza web. Le diapositive sono state convertite in diapositive HTML di base e salvate sul server del provider. Utilizzando le credenziali di accesso, il leader è stato in grado di accedere e attivare una riunione, scegliendo da un elenco di presentazioni salvate da condividere con i partecipanti. Questo approccio attraeva molto le persone che viaggiavano e non potevano essere sempre davanti al proprio computer per guidare l’incontro. A condizione che la presentazione fosse stata caricata in anticipo sul servizio di web conferencing, sarebbe stato sufficiente qualsiasi computer con una connessione Internet e un lettore multimediale.
Per i partecipanti, questa nuova forma di conferenza Web ha eliminato la memorizzazione nella cache di qualsiasi file sui propri dischi rigidi. Tutto ciò che era richiesto loro per partecipare era un URL alla pagina di accesso e un passcode. Poiché la presentazione è stata convertita in diapositive HTML di base, i partecipanti non hanno avuto bisogno di altro che un lettore multimediale per visualizzare le presentazioni. Non è stato effettuato l’accesso anticipato per scaricare nulla. Le conferenze Web sono diventate un po’ più pulite per tutti.
Nel corso degli anni, le conferenze via computer sono diventate più facili da usare, anche con l’aggiunta di funzionalità aggiuntive. Lo streaming audio consente ai partecipanti di ascoltare l’audio mentre guardano le presentazioni oggi. La maggior parte degli strumenti di web conferencing oggi consente non solo la visualizzazione dei documenti, ma anche la possibilità per il leader di trasferire il controllo in modo che i partecipanti possano lavorare insieme su una lettera, un foglio di calcolo o una presentazione.
Le capacità di messaggistica su molti sistemi di conferenza Web consentono ai partecipanti di inviare un messaggio privato al leader, che può rispondere in privato o pubblicare il messaggio all’intero gruppo per la discussione. Gli elenchi delle presenze sia per il leader che per i partecipanti consentono a tutti di vedere chi è attualmente nella conferenza, quando le persone si uniscono e per quanto tempo le persone sono nella riunione di presentazione web. Le capacità di registrazione consentono la sincronizzazione di voce e immagini in un record permanente che il leader può condividere con gli altri in un secondo momento.
Le conferenze Web si sono rivelate uno strumento utile e conveniente per molte aziende e organizzazioni di tutte le dimensioni. Poiché il prodotto verrà arricchito di funzionalità aggiuntive negli anni a venire, fornirà senza dubbio un modo ancora più utile per comunicare con persone di tutto il mondo.