La videoconferenza è una connessione in tempo reale tra due o più postazioni fisiche composta da componenti audio e video. Nella maggior parte dei casi, la tipica videoconferenza consentirà la piena interazione tra le location. Le telecomunicazioni interattive della videoteleconferenza sono migliorate molto dai primi tentativi di combinare voce e video in uno strumento di lavoro praticabile negli anni ‘1970.
Come ogni tipo di teleconferenza audio, la videoconferenza richiede tecnologie che aiutino a creare un ponte tra le sedi coinvolte nella riunione. La rete utilizzata per condurre la conferenza può essere una rete privata, ad esempio una serie di postazioni di videoconferenza allestite nelle sale conferenza in ogni sede di una determinata azienda. Quando questo è il caso, le apparecchiature di bridging spesso risiedono presso la sede aziendale, con hub e stazioni di collegamento collocati in ogni filiale dell’azienda. In alternativa, la società può acquistare e installare le stazioni ma utilizzare un servizio di videoconferenza indipendente per fungere da hub di collegamento per le riunioni.
È inoltre possibile organizzare videoconferenze tra postazioni che non fanno parte di una rete integrata. In tal caso, è necessario che il provider di videoconferenza conduca la cosiddetta certificazione del sito. In sostanza, ciò comporta che l’attrezzatura di collegamento si colleghi in anticipo con ogni luogo o sito che parteciperà alla riunione. Questo di solito viene fatto uno o due giorni prima della sessione di videoconferenza dal vivo e consente di risolvere eventuali piccoli problemi che potrebbero influire sulla riunione effettiva.
Nei primi anni, la videoconferenza era spesso costosa e variava in termini di qualità video. Spesso, il feed video tra le posizioni ritarderebbe di alcuni secondi rispetto al feed vocale. Durante gli anni ‘1990, le innovazioni tecnologiche hanno contribuito a ridurre questo ritardo tra le trasmissioni voce e video e hanno anche migliorato la qualità dell’immagine. Allo stesso tempo, la videoconferenza è diventata più efficiente in termini di costi per le piccole e medie imprese.
Oggi, la trasmissione bidirezionale di video e voce su molte reti di videoconferenza è notevolmente migliorata. Oltre a connessioni più affidabili ea una migliore qualità delle immagini, la videoconferenza oggi spesso rende possibile usufruire di funzionalità come la collaborazione visiva che coinvolge la grafica come parte della trasmissione. Ciò si ottiene con pacchetti groupware compatibili con la maggior parte delle principali apparecchiature di videoconferenza oggi sul mercato.