Gli assistenti amministrativi pi? comunemente assistono manager, direttori, vicepresidenti e personale di livello c con compiti quali programmazione, comunicazioni, produzione di documenti, viaggi e mansioni d’ufficio. Possono anche aiutare un intero dipartimento con questo tipo di attivit?. Durante un colloquio, il responsabile delle assunzioni di solito pone domande incentrate sulle competenze tecniche, le competenze trasversali, l’esperienza precedente e lo stile di lavoro personale del candidato.
Le competenze complesse dell’assistente amministrativo comprendono programmi di elaborazione testi e fogli di calcolo, abilit? di contabilit? leggera e alcune abilit? di scrittura. Alcune posizioni possono richiedere competenze specifiche aggiuntive. Ad esempio, potrebbe essere necessario che l’assistente amministrativo di un decano dell’educazione abbia familiarit? con le regole dell’editoria accademica e che l’assistente dell’amministratore delegato di un ospedale debba avere familiarit? con la terminologia medica di base. Le domande relative alle interviste con gli assistenti amministrativi saranno spesso progettate per scoprire la competenza dell’intervistato in queste aree. Al candidato pu? anche essere chiesto con quali tipi di programmi per computer ha lavorato o pu? essere chiesto quanti anni di esperienza ha in una certa area di competenza.
I responsabili delle assunzioni porranno inoltre domande di intervista all’assistente amministrativo che esplorano le competenze trasversali del candidato. Ci? include aree come l’organizzazione e la comunicazione interpersonale. Ad esempio, un assistente amministrativo dipartimentale potrebbe dover gestire gli orari di pi? persone con funzioni e stili di lavoro diversi. In questo caso, il responsabile delle assunzioni pu? chiedere in merito alla capacit? del candidato di ottenere le informazioni necessarie sia da chi comunica troppo che da chi comunica con un minimo di attrito sul posto di lavoro.
Molte domande relative alle interviste con gli assistenti amministrativi sono incentrate sull’esperienza perch? il passato offre prove delle capacit? di un candidato. Queste domande possono riguardare aree di competenze difficili o soft. Ad esempio, un funzionario di ricerca e sviluppo di alto livello avr? bisogno di un assistente amministrativo di cui si possano fidare di informazioni sensibili o riservate, quindi pu? chiedere al candidato di dettagliare l’esperienza passata con informazioni simili. Un assistente amministrativo per una posizione o un dipartimento appena formato potrebbe dover creare da zero un sistema di archiviazione funzionante, quindi il responsabile delle assunzioni pu? chiedere al candidato di raccontare un momento in cui ha svolto un compito simile.
I manager e i loro assistenti amministrativi spesso lavorano insieme molto da vicino per raggiungere un obiettivo comune, quindi ? spesso fondamentale che i loro stili di lavoro siano complementari. Un manager che si sa essere organizzato male cercher? spesso un assistente amministrativo estremamente organizzato e senza paura di mantenerlo in attivit?. Un manager che tende a essere temperamentale o che ha capacit? comunicative tutt’altro che perfette selezioner? spesso un assistente amministrativo che non ? influenzato dal suo umore e in grado di “levigare le piume” delle persone che pu? contrapporre. Un manager che viaggia molto avr? bisogno di un assistente in grado di funzionare in modo efficace con una supervisione diretta molto ridotta.
I candidati dovrebbero aspettarsi di rispondere alle domande del colloquio dell’assistente amministrativo che affrontano anche le motivazioni personali e le preferenze relative allo stile di lavoro. Questo ? cos? importante che spesso sar? il fattore decisivo tra candidati ugualmente qualificati. Un candidato con uno stile di lavoro gratuito pu? anche essere scelto tra uno con pi? esperienza o istruzione.