La gestione dell’assistente amministrativo è una posizione lavorativa in cui la persona supervisiona i segretari e il personale amministrativo di un’azienda o di una società. In alternativa, può anche descrivere il ruolo di un singolo assistente amministrativo. I dipendenti in questa posizione forniscono supporto a vari manager e dirigenti delle aziende. Le attività possono variare dal rispondere alle chiamate telefoniche e prendere messaggi per scrivere la corrispondenza e pianificare gli appuntamenti per i professionisti supportati.
I dipendenti nel ruolo di assistente di gestione amministrativa in genere lavorano a livello di supervisione e fungono da tutor per gli assistenti amministrativi del personale dell’azienda o dell’azienda. Ciò comporta la pianificazione delle ore e dei ruoli lavorativi di ciascuno degli assistenti. Ad esempio, se uno degli assistenti amministrativi che supporta due dei dirigenti dell’azienda va in vacanza per una settimana, quelli nella gestione dell’assistente amministrativo sono responsabili di assicurarsi che i due dirigenti abbiano supporto amministrativo.
Oltre alla pianificazione, la formazione è un altro fattore importante che comporta la gestione dell’assistente amministrativo. Le lezioni, i corsi e i seminari di assistente amministrativo consentono ai dirigenti di coprire argomenti, problemi e tendenze importanti con gli assistenti che possono aiutarli a svolgere meglio il proprio lavoro. Ciò comporta la ricerca di opportunità di apprendimento e formazione, nonché la pianificazione della formazione e l’organizzazione di eventuali accordi aggiuntivi.
L’assunzione è un altro aspetto della posizione. Quando è necessario assumere ulteriori segretari o personale amministrativo, il manager in quest’area pubblica annunci di lavoro, riprende i campi e pianifica le interviste. Il manager può anche essere coinvolto nell’intervista ai candidati come pre-screening per le persone per le quali l’assistente amministrativo lavorerà direttamente.
La gestione dell’assistente amministrativo richiede anche che un manager funga da collegamento tra gli assistenti e le persone per le quali lavorano, in caso di problemi. Possono verificarsi e si verificano problemi di personalità, controversie e disaccordi tra gli assistenti e i loro capi. Quando ciò accade, il lato gestionale del business dell’assistente amministrativo richiede che il manager medii e aiuti a risolvere i problemi.
La descrizione del lavoro per gli assistenti amministrativi può variare. Alcuni assistenti rispondono semplicemente ai telefoni e gestiscono il programma del loro capo. Altri sono più coinvolti nel business, alcuni pre-vendita o pre-screening o svolgono attività lavorative simili a quelle dei loro capi. La gestione del ruolo di assistente amministrativo piuttosto che la gestione di un pool di assistenti amministrativi richiede che un dipendente abbini le proprie caratteristiche, esperienza e tratti di personalità con le responsabilità lavorative e la persona per la quale lavorerà.