Toda organização que compra bens ou serviços possui procedimentos padrão de aquisição, os métodos que eles usam para adquirir essas coisas. Esses procedimentos abrangem todos os aspectos do ciclo de compras, incluindo a seleção do fornecedor, negociações de contratos, colocação e pagamento de pedidos. Todas as empresas possuem procedimentos de compras e são usadas para controlar a atividade de gastos, garantir aprovações apropriadas e reduzir o risco de pagamento em excesso. A atividade de compras ou compras abrange todas as atividades de gastos, excluindo a folha de pagamento, e muitas vezes representa mais de 50% de todas as despesas.
A principal força motriz para o desenvolvimento de procedimentos de compras é controlar todos os gastos. Os procedimentos reais usados podem variar um pouco, mas serão semelhantes. Um processo de aprovação apropriado geralmente envolve uma separação de tarefas e o envolvimento dos gerentes seniores em transações que custarão mais do que um preço específico. Outro procedimento padrão de compra é limitar o acesso aos formulários de pedido e exigir autorização assinada de um gerente que não seja a pessoa que usa as mercadorias. Essa separação do recebedor da mercadoria e a aprovação são projetadas para garantir que um funcionário sênior esteja ciente do pedido e possa confirmar que os materiais são necessários e serão utilizados para a finalidade adequada.
Outro procedimento comum de compras é criar uma lista curta de fornecedores pré-aprovados para mercadorias específicas. Os fornecedores são adicionados à lista por meio de um processo de licitação realizado de forma programada. Esse processo foi projetado para ser transparente e oferecer à empresa a oportunidade de obter descontos no preço, atender aos padrões de qualidade e garantir a pontualidade da entrega.
Os riscos para uma empresa sem procedimentos adequados de compras são excessivos, a falha em obter um bom valor e a fraude na compra. Muitas pessoas que não possuem treinamento em contabilidade ou compras se ressentem das etapas envolvidas em uma solicitação de compra. Esses processos, no entanto, são projetados para economizar tempo e dinheiro.
Outros procedimentos comuns de compras incluem a definição de limites de valor que acionam diferentes atividades de compras. Por exemplo, compras que custam mais de um determinado valor podem exigir que um pedido seja aprovado por dois níveis de gerenciamento. Um pedido de compra por um preço muito mais alto pode exigir a emissão de uma proposta.
Em alguns casos, as empresas podem ser obrigadas a defender seus contratos de compra. Se um fornecedor que participou do processo de licitação achar que não teve uma oportunidade justa de competir, uma ação poderá ser movida. O direito contratual é uma fonte de grande atividade legal, e as empresas com fortes procedimentos de compras estão na melhor posição para defender suas decisões de negócios.
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