Um pedido de compra é um compromisso de compra, um documento legal fornecido de um comprador a um vendedor. O processo do pedido começa com a atribuição de um número e documento exclusivos que descrevem todos os aspectos do processo de compra. Os termos do contrato de um pedido de compra podem incluir frete, data de entrega, custo, descrição da mercadoria, expectativas de pagamento e muitos outros.
Grandes ou pequenos, os fabricantes que desejam limitar a quantidade de estoque armazenado no piso de um armazém aguardam o pedido de um cliente para começar a atender um pedido. O processo do pedido começa com um documento do comprador ao vendedor, que descreve as expectativas do produto e as condições de entrega. O fabricante normalmente emite um pedido de venda, que é um reconhecimento dessas expectativas. Se o pedido e o pedido de venda coincidirem, isso limitará a responsabilidade de ambas as partes, pois o pedido de compra é um contrato de compra legal.
Depois que o pedido de vendas é gerado, o fabricante pode começar a trabalhar no pedido. Isso pode incluir a compra de materiais, a contratação de mão de obra e a modificação de equipamentos. O processo do pedido de compra protege o fabricante, caso o comprador decida desistir da venda após as despesas do vendedor. O comprador também é protegido por esse processo porque não é obrigado a aceitar ou pagar por mercadorias que não atendam às expectativas descritas no documento.
O processo de pedido de compra também ajuda a simplificar o pedido, listando todas ou a maioria das variáveis envolvidas no processo de pedido. Isso inclui descrição da mercadoria, data prevista, custo exato, condições de pagamento e até mesmo quem é obrigado a pagar o custo do frete. Esse processo é particularmente valioso na importação ou exportação, pois muitos dos termos se tornaram universais em significado e facilmente identificáveis por outros países.
Muitos fabricantes usam pedidos de compra para planejar orçamentos de fluxo de caixa com meses ou até anos de antecedência. O ciclo desde a data de emissão do pedido até o momento da entrega e o pagamento recebido pode ser bastante longo. Uma empresa deve planejar suas despesas adequadamente para poder fazer exigências de caixa de curto prazo, como folha de pagamento.
Depois que o pedido é emitido e o pedido de venda é reconhecido, o trabalho começa. O processo termina com a entrega de mercadorias e a emissão de uma fatura, embora alguns fabricantes exijam o pagamento total ou parcial antes da entrega. Depois que a mercadoria é aceita e a fatura é paga, o processo do pedido é concluído.
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