Os pedidos t?m a fun??o de autorizar a compra de bens ou servi?os de diferentes fornecedores. V?rios formul?rios de pedidos s?o usados ??para diferentes tamanhos e tipos de compras. Esses formul?rios incluem requisi??es ou solicita??es de compra, pedidos regulares, pedidos permanentes, pedidos de compra abertos, contratos de servi?os e pedidos de altera??o.
Em um processo regular de pedido, se uma unidade de neg?cios precisar fazer uma compra, ela prepara uma solicita??o ou requisi??o de pedido detalhando os itens desejados, quantidade, custo unit?rio, quando os itens s?o necess?rios e o fornecedor preferido, se houver. A unidade de neg?cios apresenta a solicita??o a um gerente autorizado a aprovar a compra ou a um departamento de compras para aprova??o. Se o pedido for para uma grande compra ou uma grande quantia em dinheiro, poder? ser necess?rio mais de um n?vel de aprova??o antes de ser finalizado.
O departamento de compras revisa a solicita??o e seleciona o melhor fornecedor para o material ou servi?os. Ap?s a solicita??o ser aprovada, um pedido de compra ? emitido e atribu?do um n?mero, e esse n?mero ? referenciado em toda a correspond?ncia relacionada a esse pedido, por meio de entrega e pagamento. Os formul?rios de pedido de compra podem ser eletr?nicos ou impressos. A apar?ncia do formul?rio do pedido de compra n?o ? importante; s?o as informa??es contidas nele que estabelecem o acordo entre o fornecedor e o comprador.
Os formul?rios de pedido permanente s?o usados ??quando uma empresa precisa de uma entrega regular de uma quantidade id?ntica de material, como uma remessa mensal. Um pedido permanente aprova o intervalo de entrega e o pre?o da mercadoria e especifica por quanto tempo o pedido permanente permanecer? em vigor. Um pedido permanente tamb?m pode ser usado para arrendamentos de equipamentos ou manuten??o que continuar?o por um per?odo determinado.
Os formul?rios de pedidos gerais s?o usados ??para cobrir a compra de rotina de pequenas quantidades de itens de baixo valor. Por exemplo, um escrit?rio pode ter um pedido de compra geral para compra de suprimentos de papel, tinta e toner para fun??es de c?pia e impress?o. Um pedido geral normalmente restringe os tipos de itens que podem ser comprados e define um limite de pedido individual e um valor total, al?m de uma data de validade.
Os formul?rios de pedidos contratuais s?o geralmente usados ??para cobrir o trabalho necess?rio para concluir um projeto. Eles especificam exatamente qual trabalho ser? executado e em que hor?rio. Um pedido de compra contratual pode fornecer pagamentos intermedi?rios ? medida que o projeto atinge determinados marcos. Se, durante o curso do projeto, for necess?rio modificar os requisitos, uma requisi??o de mudan?a poder? ser emitida. O pedido de altera??o detalha com precis?o quais especifica??es foram alteradas e ? incorporado ao pedido de compra original.
Os requisitos da empresa podem exigir um lance para qualquer compra que custe mais do que uma certa quantia em dinheiro ou que envolva um tipo espec?fico de bens ou servi?os. Nesse caso, o departamento de compras solicitar? lances. Depois que as ofertas forem recebidas e revisadas, o departamento de compras conceder? o pedido ao licitante vencedor.
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