Os pedidos têm a função de autorizar a compra de bens ou serviços de diferentes fornecedores. Vários formulários de pedidos são usados para diferentes tamanhos e tipos de compras. Esses formulários incluem requisições ou solicitações de compra, pedidos regulares, pedidos permanentes, pedidos de compra abertos, contratos de serviços e pedidos de alteração.
Em um processo regular de pedido, se uma unidade de negócios precisar fazer uma compra, ela prepara uma solicitação ou requisição de pedido detalhando os itens desejados, quantidade, custo unitário, quando os itens são necessários e o fornecedor preferido, se houver. A unidade de negócios apresenta a solicitação a um gerente autorizado a aprovar a compra ou a um departamento de compras para aprovação. Se o pedido for para uma grande compra ou uma grande quantia em dinheiro, poderá ser necessário mais de um nível de aprovação antes de ser finalizado.
O departamento de compras revisa a solicitação e seleciona o melhor fornecedor para o material ou serviços. Após a solicitação ser aprovada, um pedido de compra é emitido e atribuído um número, e esse número é referenciado em toda a correspondência relacionada a esse pedido, por meio de entrega e pagamento. Os formulários de pedido de compra podem ser eletrônicos ou impressos. A aparência do formulário do pedido de compra não é importante; são as informações contidas nele que estabelecem o acordo entre o fornecedor e o comprador.
Os formulários de pedido permanente são usados quando uma empresa precisa de uma entrega regular de uma quantidade idêntica de material, como uma remessa mensal. Um pedido permanente aprova o intervalo de entrega e o preço da mercadoria e especifica por quanto tempo o pedido permanente permanecerá em vigor. Um pedido permanente também pode ser usado para arrendamentos de equipamentos ou manutenção que continuarão por um período determinado.
Os formulários de pedidos gerais são usados para cobrir a compra de rotina de pequenas quantidades de itens de baixo valor. Por exemplo, um escritório pode ter um pedido de compra geral para compra de suprimentos de papel, tinta e toner para funções de cópia e impressão. Um pedido geral normalmente restringe os tipos de itens que podem ser comprados e define um limite de pedido individual e um valor total, além de uma data de validade.
Os formulários de pedidos contratuais são geralmente usados para cobrir o trabalho necessário para concluir um projeto. Eles especificam exatamente qual trabalho será executado e em que horário. Um pedido de compra contratual pode fornecer pagamentos intermediários à medida que o projeto atinge determinados marcos. Se, durante o curso do projeto, for necessário modificar os requisitos, uma requisição de mudança poderá ser emitida. O pedido de alteração detalha com precisão quais especificações foram alteradas e é incorporado ao pedido de compra original.
Os requisitos da empresa podem exigir um lance para qualquer compra que custe mais do que uma certa quantia em dinheiro ou que envolva um tipo específico de bens ou serviços. Nesse caso, o departamento de compras solicitará lances. Depois que as ofertas forem recebidas e revisadas, o departamento de compras concederá o pedido ao licitante vencedor.
Inteligente de ativos.