Existem três tipos de formulários de proposta usados em operações comerciais padrão: compras, projeto e vendas. Todos esses formulários executam a mesma função básica, fornecendo aos usuários um método estruturado para coletar as informações necessárias para a tomada de decisão. O design real dos formulários da proposta varia de acordo com o processo de negócios real seguido em cada organização. Muitas empresas estacionárias fornecem modelos de formulário que podem ser um ótimo local para iniciar discussões dentro da empresa ou organização.
Um formulário de proposta de compra é frequentemente usado em grandes organizações para rastrear solicitações de compra que excedem um valor específico em dólar ou fazem parte de um tipo de mercadoria específico. Existem dois subtipos de formulários de propostas de compras: projetos e solicitações de equipamentos. As especificações detalhadas do projeto estão incluídas na solicitação de proposta. Em muitas empresas, os formulários de proposta são usados para fornecer a mesma estrutura a todos os projetos de licitação. Isso é muito importante, pois qualquer informação fornecida a uma parte e a outras não fornece uma vantagem injusta.
Um formulário de proposta de solicitação de equipamento é frequentemente usado em empresas centralizadas. O usuário do equipamento ou o supervisor do departamento preenche o formulário e o envia ao departamento de compras. No formulário, o usuário forneceria suas informações de contato, a especificação detalhada do item necessário, o racional do negócio e o orçamento. A maioria dos formulários de proposta possui caixas de assinatura para garantir que todas as solicitações sejam revisadas e aprovadas corretamente antes do envio para a compra.
Muitas empresas de engenharia ou tecnologia da informação têm um escritório centralizado de gerenciamento de projetos. Um formulário de proposta de projeto é usado para gerenciar solicitações de usuários, fornecer estrutura para a coleta de dados e garantir que todas as solicitações de usuários sigam o mesmo fluxo de trabalho de aprovação. Todos os projetos devem ter um patrocinador, departamento impactado ou processo de negócios. Os formulários da proposta do projeto incluem a documentação do desafio comercial e o resultado final desejado do projeto. Sempre que possível, espera-se que a equipe forneça um custo estimado do projeto, cronograma e economia em eficiência ou em dólares reais.
Os formulários de proposta de vendas são usados pela equipe de vendas entre empresas durante o processo de licitação. Incluído em um formulário de proposta de vendas estão a descrição do produto, o custo, os custos de instalação ou serviço e o cronograma de entrega. Os detalhes fornecidos na proposta de vendas formam a base da avaliação pelo cliente. Todas as informações relevantes devem ser incluídas, para que o cliente possa comparar os detalhes da oferta de vendas com as outras propostas que ele recebeu.
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