Existem vários métodos diferentes de gerenciamento de tempo que podem ser usados para aumentar a produtividade. Alguns dos mais populares são os métodos de timeboxing, análise de Pareto e POSEC. Cada um desses métodos se concentra na construção de hábitos que incentivam um melhor uso do tempo.
Timeboxing é um dos métodos mais comuns de gerenciamento de tempo. Envolve dividir grandes tarefas em porções menores e mais gerenciáveis, seguindo rigorosamente um cronograma específico. O indivíduo deve primeiro decidir sobre um conjunto de tarefas e determinar o tempo aproximado necessário para concluir cada uma. Em seguida, um cronômetro é definido para o período de tempo apropriado no início de cada tarefa. No final do tempo estipulado, o indivíduo deve parar, se a tarefa foi ou não concluída, e descansar ou se envolver em alguma outra atividade agradável.
Com o método do horário da caixa de tempo, cada uma das tarefas a serem executadas é abordada uma de cada vez nos períodos designados. Se houver tarefas restantes após um ciclo de todas as tarefas, o mesmo processo será iniciado novamente. Esse tende a ser um dos métodos mais gratificantes de gerenciamento de tempo, porque períodos de descanso ou alguma outra recompensa são incorporados à estrutura, aumentando assim a motivação.
A análise de Pareto também é comumente referida como a regra 80:20. Foi inventado por um economista que sugeriu que 20% das causas cria 80% dos problemas. As primeiras etapas do método incluem listar problemas, encontrar as raízes desses problemas e agrupá-los por causa. Em seguida, os grupos são classificados por nível de importância. O método baseia-se na crença de que o grupo de problemas com o mais alto nível de importância também será tipicamente um dos menores, ou aproximadamente 20% da carga de trabalho.
O POSEC significa priorizar organizando, racionalizando, economizando e contribuindo. Este é um dos métodos mais pessoais de gerenciamento de tempo. Opera sob a crença de que as coisas que afetam a segurança individual, como dinheiro e questões pessoais, devem ser tratadas antes de outras tarefas.
O primeiro passo do POSEC é identificar objetivos e priorizá-los do mais para o menos importante. O próximo passo é o indivíduo organizar um cronograma que garanta que os objetivos pessoais diários sejam alcançados. Em seguida, o indivíduo deve simplificar as tarefas mais desagradáveis, como executar tarefas, para que levem o mínimo de tempo possível. O quarto passo é economizar os passatempos menos urgentes, como comprar roupas ou almoçar com os amigos. Finalmente, o indivíduo completará seu cronograma, contribuindo com a sociedade por meio de outras obrigações importantes, se não vitais.
Inteligente de ativos.