Os requisitos para se tornar um secretário / recepcionista variam, em grande parte devido ao tipo de empresa em que a posição é encontrada. A maioria das empresas exige uma quantidade mínima de educação com pouco ou nenhum treinamento. Devido às funções associadas a essa posição, no entanto, outras empresas podem exigir um certo nível de educação. Outros ainda podem esperar que você tenha um diploma de graduação e alguns anos de experiência profissional.
Normalmente, uma secretária / recepcionista é responsável pelas tarefas de suporte administrativo dentro de uma empresa. Os deveres de secretariado podem implicar responsabilidades de apoio ao escritório. Você pode dar suporte a um gerente de um departamento ou fornecer suporte geral ao escritório para toda a empresa.
Existem várias funções frequentemente associadas ao cumprimento do papel de recepcionista. Um dever primário é atender e encaminhar chamadas para o departamento apropriado. Cumprimentar clientes e convidados na área de espera é outro dever comumente associado a ser recepcionista.
Outras tarefas podem ser necessárias, dependendo das funções que dão suporte às atividades do escritório. Em algumas empresas, talvez você precise preparar correio para serviços de entrega. Além disso, você também pode distribuir e-mails recebidos para a equipe da empresa.
Para se tornar um secretário / recepcionista, você precisará de uma variedade de conhecimentos, habilidades e habilidades. A maioria das empresas espera que você tenha uma compreensão abrangente dos procedimentos do escritório. Como um dever principal nessa posição é atender o telefone, ter habilidades verbais agradáveis geralmente é um benefício adicional. A capacidade de operar equipamentos de escritório também é desejável para a maioria das empresas.
Algumas escolas técnicas oferecem cursos de administração de empresas e escritórios para ajudá-lo a desenvolver as habilidades necessárias para se tornar um secretário / recepcionista. Os cursos típicos podem incluir treinamento no uso de aplicativos de processamento de texto e planilha. Escrever correspondência comercial e etiqueta no escritório são cursos adicionais oferecidos na maioria das escolas.
Além disso, algumas empresas podem preferir contratar uma pessoa com um diploma de graduação em administração. A obtenção de um diploma de negócios ou de uma instituição acadêmica de quatro anos pode ajudá-lo a atender a esse requisito. Esse tipo de diploma também pode prepará-lo para uma promoção dentro da empresa.
Além do treinamento formal necessário para se tornar uma secretária / recepcionista, você também pode precisar de tempo para aprender os procedimentos operacionais padrão de uma empresa. Geralmente, você recebe treinamento em procedimentos específicos do setor que afetam a variação de suas funções após ser contratado. Por exemplo, trabalhar em uma instalação médica pode envolver o agendamento de visitas ao consultório do paciente. Antes da chegada do paciente, os procedimentos do consultório podem incluir a verificação do seguro de saúde e a criação de um arquivo médico.