Um assistente de projeto geralmente ajuda um gerente de projeto ou diretor de projeto com as tarefas necessárias para executar um trabalho. Na maioria dos casos, isso inclui funções administrativas e administrativas. O assistente de projeto também pode participar de reuniões e provavelmente será responsável por responder a perguntas na ausência do gerente de projeto. Dependendo do tamanho do projeto, o assistente pode ser dedicado a um único trabalho e gerente de projeto ou pode ajudar mais de um gerente em mais de um projeto simultaneamente.
O núcleo do trabalho de um assistente de projeto geralmente gira em torno de tarefas administrativas e administrativas. A maioria dos projetos depende muito de arquivos e planilhas, incluindo linhas de tempo, orçamentos e listas de tarefas. Mantê-los atualizados, comunicar as atualizações e documentar as alterações são uma parte crítica do gerenciamento de projetos e são tarefas que geralmente caem para o assistente quando há um. Muitas empresas têm requisitos específicos sobre o que deve ser documentado e o que deve ser mantido em arquivos físicos.
Outros tipos de papelada também caem para o assistente de projeto. Isso pode incluir a solicitação e o preenchimento de formulários e permissões de seguro, o preenchimento de pedidos de compra e muito mais. Também inclui freqüentemente o gerenciamento de correspondência, como o fornecimento de relatórios e atualizações regulares para o cliente.
O assistente do projeto também participará frequentemente de reuniões e participará de teleconferências. Isso normalmente inclui reuniões internas da equipe e reuniões do cliente. Em muitos casos, o assistente será encarregado de tomar notas da reunião e desenvolver e distribuir um relatório da reunião posteriormente. Uma parte importante desses relatórios é a identificação dos itens de ação e a atribuição de responsabilidade para cada um. Também é importante identificar datas de vencimento.
Enquanto o gerente ou diretor do projeto tradicionalmente tem mais responsabilidade em tomar decisões, gerenciar o relacionamento com o cliente e garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento e do cronograma, o assistente deve estar ciente do status do projeto o tempo todo, pois pode ser chamado para responda a perguntas se o gerente não estiver disponível. Os gerentes de projeto podem estar em reuniões, doentes ou em férias quando uma informação é necessária por um membro da equipe ou um cliente, por exemplo. Saber onde encontrar os dados é fundamental.
Um assistente de projeto que não é dedicado a um único projeto, mas é responsável pelo suporte a vários gerentes ou vários projetos, será responsável por executar essas tarefas para cada projeto. Isso significa que o assistente deve ser muito organizado. Ele também deve ser capaz de priorizar tarefas e saber o que fazer quando as demandas de dois ou mais projetos conflitarem.