Le travail principal de tout agent administratif est de g?rer les t?ches administratives et personnelles n?cessaires pour s’assurer que les affaires quotidiennes se d?roulent sans heurts. Ces types de professionnels sont g?n?ralement de haut rang et ont g?n?ralement des responsabilit?s de leadership en plus de leur travail de bureau. La plupart des entreprises et des entit?s gouvernementales emploient ce type de personnes pour s’assurer que les op?rations internes et les fonctions commerciales se d?roulent comme elles le devraient. Dans presque tous les contextes, le travail implique quatre fonctions principales : la communication, la coordination, les t?ches administratives quotidiennes et la planification ? long terme.
R?le dans les soci?t?s
Bon nombre des agents administratifs les plus connus travaillent dans des entreprises. Dans les grandes entreprises, il y a souvent une division enti?re d?di?e aux affaires administratives, et l’officier en est le chef. Les petites organisations embauchent g?n?ralement ce type de professionnel pour travailler aux c?t?s d’autres dirigeants de mani?re beaucoup plus pratique. Dans les deux cas, l’emploi est centr? sur la gestion. L’agent administratif est charg? de superviser les processus et le personnel pour s’assurer que l’entreprise est en mesure d’atteindre certains objectifs d?finis. Cela peut impliquer tout, de l’attribution de projets ? la r?daction de rapports et ? l’analyse des chiffres de sortie. Une grande partie du travail est ?interne?, ce qui signifie qu’il est bas? sur des rapports et des classements papier.
Positions gouvernementales
La plupart des gouvernements ont ?galement besoin d’agents administratifs, bien que le monde de ces professionnels ait tendance ? ?tre quelque peu diff?rent. Plut?t que d’aider une entreprise ? atteindre ses propres objectifs, le travail de cette personne est d’aider ? transmettre au public comment se portent les dirigeants ?lus ou nomm?s. Il ou elle peut ?galement travailler directement avec ces dirigeants pour s’assurer qu’ils restent sur la bonne voie. Le travail est toujours tr?s centr? sur le papier et implique beaucoup de r?daction de rapports et de calculs. La principale diff?rence r?side dans le public vis? et l’objectif global.
Communication
Les agents administratifs dans les entreprises et les bureaux du gouvernement doivent g?n?ralement se concentrer beaucoup sur la communication. Ces professionnels sont g?n?ralement li?s ? la fois ? la haute direction et au personnel de premi?re ligne et, dans une certaine mesure, sont charg?s de faire passer les messages entre ces deux groupes. Toutes les communications doivent g?n?ralement ?tre claires, concises et avoir un ton professionnel. La capacit? de d?terminer les informations ? partager et la meilleure m?thode de communication est g?n?ralement tr?s importante.
Coordonner les activit?s de l’?quipe
La plupart des agents administratifs concentreront ?galement une grande partie de leur attention sur le rapprochement de diff?rents groupes de personnes, soit pour produire des rapports sp?cifiques, soit pour obtenir certaines informations sur la fa?on dont les choses se passent. Les types d’activit?s et d’?quipes qui doivent ?tre coordonn?s d?pendent du secteur, de la fonction commerciale et des pratiques commerciales globales. Par exemple, dans une entreprise de services, les agents peuvent avoir besoin de coordonner les emplacements des techniciens, les chantiers et les livraisons de produits. Dans un cabinet m?dical, le travail peut consister ? rationaliser le flux d’informations entre les patients, les repr?sentants commerciaux, les consultants et les professionnels de la sant? qui constituent le c?ur de la pratique.
T?ches administratives quotidiennes
Presque toutes les organisations ont ?galement de nombreuses t?ches plus petites qui peuvent sembler banales mais doivent ?tre accomplies pour que les affaires fonctionnent comme d’habitude. Une grande partie de cela est li?e ? la paperasse, et la plupart rel?vent de la description de poste principale de l’agent administratif. Cela comprend le paiement des factures, l’?mission des factures aux clients, le traitement des paiements re?us et la cr?ation de la paie pour le personnel. Les versements au gouvernement et ? d’autres organismes doivent ?galement ?tre envoy?s avec les pi?ces justificatives appropri?es.
Dans les petites entreprises ou agences, le responsable administratif est souvent lui-m?me en charge de ces t?ches. Les cadres sup?rieurs n’effectuent pas souvent ce genre de t?ches personnellement, pr?f?rant plut?t les d?l?guer ? du personnel plus junior, mais ils restent g?n?ralement responsables de s’assurer qu’elles sont effectu?es correctement et ? temps. Lorsqu’une entreprise a un probl?me de facturation ou prend du retard sur des paiements importants, l’agent administratif est souvent l’un des premiers bl?m?s.
R?le de planification
Le travail de l’agent administratif le place g?n?ralement au centre de toutes les activit?s commerciales, ce qui donne une perspective int?ressante sur la fa?on dont beaucoup de choses diff?rentes fonctionnent et fonctionnent. Les entreprises et les gouvernements peuvent chercher des moyens de tirer parti de ce type d’approche tout voir lorsqu’il s’agit de la planification ? l’?chelle de l’organisation. Cela peut ?tre aussi simple que de fixer des objectifs raisonnables pour un trimestre ? venir ou d’aider ? ?laborer une strat?gie pour une campagne. Un agent administratif peut ?tre charg? de trouver un espace plus grand pour l’organisation, de planifier le d?m?nagement et de concevoir l’espace de travail, par exemple, ou peut ?tre charg? de d?terminer ce dont les citoyens ont besoin lorsqu’il s’agit de quelque chose de sp?cifique comme un all?gement fiscal, puis de rechercher diff?rentes solutions et correctifs possibles.
Obtenir l’emploi
Il n’y a pas de liste unique de ce qu’il faut pour devenir agent administratif, en partie ? cause du nombre d’opportunit?s diff?rentes. Les exigences en mati?re de leadership dans une grande entreprise sont vraiment diff?rentes de celles d’un petit bureau ? but non lucratif ou d’une administration locale. La plupart des candidats ont compl?t? un programme de formation postsecondaire en administration ou en gestion des affaires, ce qui d?montre leur bon sens en mati?re d’op?rations internes et de coordination de personnel. Au-del? de l’?ducation de base, cependant, beaucoup de choses sont laiss?es ? l’entreprise individuelle.
De nombreux employeurs sont plus int?ress?s par une exp?rience de travail connexe que par des dipl?mes universitaires. L’exp?rience de la r?solution de probl?mes, de la gestion des conflits et de l’utilisation de syst?mes informatiques est tr?s importante. La capacit? ? g?rer la pression, ? travailler sous des contraintes de temps et ? g?rer des priorit?s contradictoires peut ?galement ?tre tr?s utile. Dans la plupart des cas, un examen attentif d’une description de poste particuli?re est le meilleur moyen pour les candidats de d?terminer ce qu’une opportunit? sp?cifique va r?ellement n?cessiter.
?viter toute confusion avec les administrateurs Office
Le titre du poste agent administratif peut parfois ?tre facile ? confondre avec les postes administrateur de bureau et assistant administratif de bureau aux consonances similaires, bien que les deux soient g?n?ralement assez diff?rents. Un administrateur de bureau ou un assistant de bureau est essentiellement une secr?taire ou un membre du personnel de soutien qui joue un r?le tr?s subalterne dans le classement, la r?ponse au t?l?phone et d’autres t?ches administratives de bas niveau. Les officiers sont plus souvent des cadres qui ont beaucoup de formation et d’expertise et fonctionnent plus comme des leaders que comme des supporters. Les deux types d’emplois impliquent la gestion de diff?rentes t?ches sur papier, mais ? des niveaux tr?s diff?rents.