La gestion des factures est une fonction commerciale interne charg?e de g?rer les documents des fournisseurs ou des fournisseurs. Les factures repr?sentent un document source en comptabilit?. Les documents sources d?crivent des informations sp?cifiques relatives ? une transaction financi?re. Les fournisseurs fournissent g?n?ralement des services externes tels que la maintenance, les services publics, les fournitures de bureau ou la publicit? aux entreprises. Les fournisseurs repr?sentent des entreprises qui fournissent aux entreprises des ressources ?conomiques. Les ressources ?conomiques comprennent les mati?res premi?res et la main-d’?uvre directe n?cessaires ? la production de biens de consommation ou de services. Les entreprises utilisent des processus de gestion des factures pour s’assurer que les vendeurs et les fournisseurs re?oivent le paiement en temps opportun.
Un processus de gestion des factures courant est le syst?me de correspondance ? trois voies trouv? dans les fonctions de comptabilit? fournisseurs. Les bons de commande repr?sentent les informations internes de l’entreprise qui fournissent aux individus une autorisation sp?cifique d’acheter des articles aupr?s de vendeurs ou de fournisseurs. Deux copies des bons de commande existent g?n?ralement dans une entreprise. L’un est envoy? au vendeur ou au fournisseur et l’autre est conserv? dans le service comptable de l’entreprise. Ce document entre en jeu ult?rieurement lors du processus de gestion des factures.
Les entreprises utilisant des logiciels de technologie commerciale peuvent utiliser des copies ?lectroniques des bons de commande. Plut?t que de conserver une copie papier dans un fichier, les entreprises peuvent num?riser ces informations dans une base de donn?es de serveur. Cela permet aux individus d’examiner ou de r?cup?rer le bon de commande au besoin. Les logiciels d’entreprise peuvent ?galement augmenter la pr?cision des informations relatives aux bons de commande.
Le deuxi?me document du syst?me de gestion des factures du match ? trois est le ticket de r?ception. Le ticket de r?ception indique ainsi que tous les biens ou services ont ?t? re?us par l’entreprise conform?ment au bon de commande. La r?ception des billets rel?ve g?n?ralement de la responsabilit? de l’entrep?t ou du personnel administratif de l’entreprise. Une copie du bon de commande et du ticket de r?ception est envoy?e ? la comptabilit? pour finaliser le paiement de la facture.
De nombreux vendeurs et fournisseurs offrent aux clients 30 jours pour payer avant d’?valuer les frais et les int?r?ts sur les soldes impay?s. Les commis aux comptes cr?diteurs classeront le bon de r?ception et le bon de commande dans un dossier en souffrance. ? la r?ception de la facture finale du fournisseur demandant le paiement, le commis aux comptes cr?diteurs fera correspondre les trois documents pour s’assurer que les informations correspondent. Faire correspondre les informations de chaque document est au c?ur du syst?me de gestion des factures ? trois voies. Les entreprises paient rarement les vendeurs ou les fournisseurs si les documents ne correspondent pas. Une fois le processus des comptes cr?diteurs termin?, les commis couperont un ch?que pour la facture, demanderont la signature du propri?taire ou du gestionnaire appropri? et posteront le ch?que.
Les entreprises peuvent utiliser des syst?mes de gestion de factures personnalis?s. Les propri?taires et gestionnaires d’entreprise d?velopperont un syst?me qui prend en charge au mieux leurs fonctions de back-office et de comptabilit?. Les grandes organisations recevant plusieurs centaines de factures chaque mois peuvent souhaiter un syst?me plus simple que la correspondance ? trois. La gestion des factures n’oblige pas toutes les entreprises ? utiliser le m?me syst?me.
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