La gestion des bons de commande est une fonction comptable interne de l’entreprise. Les entreprises utilisent un processus d’achat pour acqu?rir des stocks, des actifs op?rationnels et d’autres ?l?ments n?cessaires ? la production de biens ou de services. Les bons de commande repr?sentent un document interne qui donne une autorisation sp?cifique pour l’achat de diff?rentes ressources. Les grandes entreprises ont g?n?ralement un processus de commande d’achat plus bien d?fini que les petites entreprises. Les grandes entreprises cr?ent des politiques de gestion des bons de commande pour s’assurer que les employ?s suivent les proc?dures op?rationnelles standard pour ce processus.
Les propri?taires d’entreprise d?signent g?n?ralement l’autorit? des bons de commande ? certaines personnes dans l’entreprise. Les propri?taires d’entreprise, les directeurs et les cadres sup?rieurs autorisent souvent les responsables op?rationnels ? approuver les bons de commande pour leur service. Les bons de commande pour des montants importants, comme plusieurs milliers de dollars, sont les seuls bons de commande n?cessitant l’autorisation d’un cadre. Les propri?taires d’entreprise et les cadres dirigeants d?l?guent cette capacit? pour s’assurer que les op?rations commerciales de l’entreprise peuvent se poursuivre sans surveillance excessive.
Les entreprises peuvent utiliser un syst?me de gestion des bons de commande qui n?cessite un examen de plusieurs vendeurs ou fournisseurs. Cette exigence garantit que l’entreprise obtient le co?t le plus bas possible pour les ressources ?conomiques. Les entreprises de fabrication, de production et de construction utilisent g?n?ralement un syst?me de commande d’achat d’offres/propositions. Un syst?me d’ench?res/propositions permet aux vendeurs et aux fournisseurs de pr?senter ? une entreprise des informations sp?cifiques relatives aux achats de ressources ?conomiques. Les vendeurs et les fournisseurs indiqueront le co?t de chaque article, le processus de livraison disponible et le temps n?cessaire pour terminer tous les services ?num?r?s dans l’offre/la proposition. Ce processus ?vite ? l’entreprise d’effectuer de nombreux travaux de jambes li?s ? l’acquisition de ressources ?conomiques.
Les grandes entreprises disposent souvent d’un service achats uniquement responsable de l’acquisition des ressources. Ce service prend le bon de commande autoris? et l’envoie au vendeur ou au fournisseur. Le service des achats examine la disponibilit? des marchandises pour s’assurer que le vendeur peut remplir toutes les obligations contractuelles du bon de commande. Les probl?mes de suivi ou les modifications du bon de commande peuvent ?tre transmis au responsable op?rationnel pour approbation. Le service achats est simplement une fonction interm?diaire g?rant le processus de commande dans le syst?me de gestion des bons de commande.
Une fois les biens ou les services re?us ou termin?s, les vendeurs et les fournisseurs enverront ? l’entreprise une facture pour demander le paiement. Cela commence le processus final du syst?me de gestion des bons de commande. La facture est examin?e par le service comptable de l’entreprise. Au service de la comptabilit?, les comptes cr?diteurs sont charg?s d’examiner les documents des bons de commande et d’?mettre les paiements. De nombreuses entreprises utilisent un syst?me de match ? trois. Les commis aux comptes fournisseurs examineront le bon de commande interne par rapport aux documents de r?ception et aux factures des fournisseurs. Les entreprises n’?mettront des paiements que lorsque les trois documents correspondent. Les commis ? la comptabilit? saisiront les informations dans le logiciel de comptabilit? de l’entreprise, imprimeront un ch?que et feront signer un signataire autoris? lors du paiement d’?mission au vendeur.
SmartAsset.