Un numéro de bon de commande (PO) est un code alphanumérique qui est attribué à une demande particulière pour acheter quelque chose. Le plus souvent, les numéros de bon de commande sont utilisés en interne par les entreprises pour suivre leurs propres achats. Certaines entreprises, cependant, attribueront des codes à toutes leurs ventes et donneront des numéros de bon de commande à leurs clients afin que les clients puissent suivre leurs commandes. Ces codes peuvent être dans n’importe quel format alphanumérique, et de nombreuses entreprises utiliseront des lettres ou des chiffres spécifiques pour indiquer certaines choses sur la commande, telles que ce qui est vendu, l’emplacement, l’acheteur et la date.
Utilisation au sein des entreprises
Dans de nombreuses entreprises, un numéro de bon de commande est attribué après qu’un employé ou un service a soumis une demande de commande de certains biens ou services. La demande est généralement officiellement soumise à un agent d’achat à l’aide de ce qu’on appelle un formulaire de demande. Si la demande est approuvée, un bon de commande est créé et un numéro de bon de commande lui est attribué. À ce stade, la commande est passée auprès d’une autre société, qui enregistre souvent le numéro de bon de commande de l’acheteur pour l’inclure dans le détail de la commande.
Lorsque le fournisseur prépare une liste d’expédition ou de colisage pour accompagner la commande du client, le numéro de bon de commande est généralement inclus dans le détail. Cela permet au réceptionnaire de l’acheteur de vérifier la quantité et le type de marchandises livrées et de confirmer que l’expédition est associée à une commande dûment autorisée. Le numéro de bon de commande apparaît également sur la facture et tout autre document que le vendeur remet au client. De ce point de vue, le numéro de bon de commande accélère la planification du paiement au fournisseur et permet d’acheminer les marchandises vers le service approprié.
Le numéro de bon de commande permet également à l’entreprise d’appliquer le coût au budget du service qui a passé la commande. Il permet également au service des comptes fournisseurs de vérifier que la dépense est légitime. Le paiement peut alors être effectué au vendeur.
Format
La construction exacte et la longueur d’un numéro de bon de commande varient d’une entreprise à l’autre. De nombreuses entreprises qui opèrent sur plusieurs sites utiliseront les premiers caractères du code pour identifier l’emplacement qui a passé la commande, comme « CHI » pour représenter une installation à Chicago. Les quelques caractères suivants peuvent identifier le service spécifique qui a passé la commande, comme « RD » pour représenter le service de recherche et développement. Ainsi, le numéro de bon de commande d’une commande passée par le service de recherche et développement d’une entreprise à Chicago peut commencer par « CHIRD », suivi d’autres caractères alphanumériques qui fournissent plus d’informations sur la commande.
Les entreprises structurent généralement leurs numéros de bon de commande de la manière qui fonctionne le mieux avec leurs systèmes de suivi internes. Certains utilisent également des tirets ou des espaces, ce qui peut être utile lorsque seuls certains caractères d’un numéro de bon de commande doivent être lus dans un but précis. En réponse à la grande variété de longueurs et de formats pouvant être utilisés, de nombreux fournisseurs configurent les champs dans leurs bases de données de suivi des commandes pour permettre l’utilisation de n’importe quel nombre de caractères – même 30 ou plus – dans un numéro de bon de commande.
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