La plupart des entreprises doivent g?rer des flux de tr?sorerie et, afin de suivre la facturation et les flux de revenus, des factures peuvent ?tre utilis?es. Une facture est une facture d?taillant les services rendus ou les produits achet?s et leur co?t global. Ceux-ci peuvent provenir de fournisseurs externes pour l’entreprise ou peuvent ?tre ?mis par l’entreprise ? d’autres entreprises ou clients. Un livre de factures est un moyen de garder toutes ces factures organis?es et stock?es. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut conserver des factures, notamment ? des fins fiscales, l’analyse des flux de tr?sorerie et la tenue de dossiers.
Tenir un livre de factures pr?sente de nombreux avantages. Aux ?tats-Unis et dans d’autres r?gions, certaines entreprises peuvent d?duire bon nombre de leurs achats tout au long de l’ann?e lors de la d?claration de revenus. Lorsque cela sera fait, il est possible que les entreprises aient ? prouver que ces achats ont ?t? effectu?s et qu’un certain montant a ?t? pay?. Un autre bon moment pour organiser les enregistrements de factures dans un livre de factures est l’analyse des flux de tr?sorerie. La plupart des entreprises examineront les flux de tr?sorerie une fois par trimestre, et les factures peuvent montrer d’o? va et vient l’argent.
La tenue d’archives globale est la raison la plus courante pour tenir un livre de factures. Parfois, il peut ?tre n?cessaire de montrer ? un vendeur ce qui a ?t? pay? ou de montrer ? un client ce qui n’a pas ?t? pay?. Ces livres peuvent ?tre organis?s de la mani?re qui convient aux besoins de l’entreprise. Lorsque le besoin s’en fait sentir, avoir les factures dans un endroit pratique peut aider ? ?viter la confusion ou les litiges.
De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de facturation ?lectronique. Cela peut fonctionner de plusieurs mani?res et permet ? nouveau ? l’entreprise d’organiser et de contenir les factures d’une mani?re qui leur convient. La tenue de registres par voie ?lectronique peut faire gagner du temps et de l’espace, et il existe g?n?ralement de nombreux types de logiciels disponibles dans de nombreuses gammes de prix.
D’autres entreprises utilisent ? la fois des factures papier et ?lectroniques. Un livre de factures peut contenir le papier, ?galement appel? factures physiques. Les livres ?lectroniques peuvent avoir des copies num?ris?es de ces factures ou peuvent simplement avoir les donn?es saisies et organis?es pour une recherche rapide. Il y a des avantages pour les deux, et la mani?re dont une entreprise choisit de stocker ses factures est enti?rement ? la hauteur de ses besoins.
Certaines entreprises peuvent utiliser de nombreuses factures quotidiennement. Souvent, ces factures sont plus petites et plus peuvent ?tre align?es dans le livre de factures. Il est g?n?ralement recommand? ? une entreprise de conserver ses factures entre trois et sept ans. Cela peut cr?er plusieurs piles de livres, qui peuvent ?tre conserv?es dans une salle d’archives ou un b?timent enti?rement s?par?.
SmartAsset.