Le rôle d’un assistant administratif professionnel est essentiel dans le fonctionnement de nombreuses entreprises. Bien qu’un assistant administratif professionnel ait tendance à avoir des tâches similaires à celles de n’importe quel assistant administratif, il ou elle a généralement plus d’années d’expérience et/ou un diplôme universitaire, et travaillera souvent avec des cadres de l’entreprise et peut également fonctionner comme chef de bureau. Les responsabilités professionnelles des adjoints administratifs sont variées, mais sont souvent de nature administrative. Chaque assistant administratif devra être capable de bien travailler avec d’autres personnes, avoir d’excellentes compétences organisationnelles et maîtriser la dactylographie et le travail sur ordinateur.
Selon le département américain du Travail, un assistant administratif professionnel peut travailler dans un bureau à titre administratif ou administratif, garantissant ainsi le fonctionnement efficace et efficient de l’entreprise. Certaines de leurs fonctions peuvent inclure la gestion des communications entre l’entreprise, ses clients et ses employés, par exemple par courrier, téléphone ou e-mail ; planifier des réunions; fixer des rendez-vous; la tenue de dossiers de classement minutieux ou le développement d’un système de classement ; aider d’autres employés dans des projets ou des recherches ; et prendre des dispositions de voyage. La plupart des assistants administratifs professionnels effectuent toutes ces tâches et plus encore.
Certaines responsabilités supplémentaires peuvent inclure l’embauche et la formation de nouveaux employés, l’assistance aux clients qui se présentent au bureau et l’entretien des fournitures du bureau. Cela peut signifier faire l’inventaire des fournitures et commander ce qui est nécessaire, ainsi que tenir des registres comptables minutieux. Un assistant administratif professionnel doit connaître les équipements technologiques du bureau et être capable d’effectuer des réparations mineures ou de décider quand appeler quelqu’un pour réparer un équipement.
Un assistant administratif professionnel doit être capable de travailler de manière autonome et de prendre des décisions. Il ou elle devra décider quelles informations doivent être transmises au patron, ainsi que ce qui peut être traité de manière indépendante. Un assistant administratif occupant un rôle de chef de bureau devra s’assurer que les politiques du bureau sont maintenues, ce qui peut concerner des problèmes tels que le code vestimentaire ou les congés demandés. Il est également important de s’assurer que la chaîne de commandement est suivie, si le bureau est un environnement plus formel.
Certains assistants administratifs professionnels se forment pour travailler dans des domaines spécifiques, tels que le domaine juridique ou médical. Ces domaines nécessitent généralement une formation supplémentaire pour apprendre la terminologie et la méthodologie spécifiques de l’environnement dans lequel ils travailleront. Les assistants dans ces domaines reçoivent souvent des salaires plus élevés que dans les environnements de bureau standard.
Il existe de nombreux programmes de certificat et cours individuels disponibles pour former des assistants administratifs. Ces types de formation et de certifications peuvent être excellents sur un curriculum vitae et améliorer les chances d’être embauché. Cependant, de nombreux assistants administratifs apprennent simplement leurs précieuses compétences sur le tas et gagnent des augmentations et des promotions grâce à des années de service fiable.