La gestion des enregistrements (RM) est un processus de gestion des enregistrements depuis leur création jusqu’au moment où ils doivent être éliminés. Les personnes qui pratiquent la gestion des documents ont généralement des diplômes universitaires et une formation spécialisée dans ce domaine, y compris une formation pour des types spécifiques d’industries et d’entreprises. Pour les grandes institutions, la gestion des dossiers peut être un travail à temps plein pour un grand personnel, tandis que les petites organisations peuvent compter sur une secrétaire ou un assistant de bureau pour gérer leurs dossiers.
Un système de gestion des enregistrements bien mis en œuvre commence au point de création, avec un système standardisé de création d’enregistrements conçu pour rendre les enregistrements utiles, cohérents et faciles d’accès. Ces normes s’appliquent à tout, de la façon dont l’enregistrement est formaté à la façon dont les informations sont présentées à l’intérieur. Une fois créé, un enregistrement entre dans un système de gestion des enregistrements où il est enregistré, surveillé et maintenu.
Lorsqu’une personne a besoin d’accéder à un dossier, le système permet de le localiser. Les entrées d’indexation peuvent être utilisées pour confirmer qu’un enregistrement est complet et pour noter comment et quand l’enregistrement a été utilisé. Le système peut également être utilisé pour évaluer les frais d’accès aux dossiers, une pratique courante lorsque les gens veulent des copies de leurs dossiers. À la fin de la durée de vie utile du document, il peut être éliminé par archivage, destruction ou par d’autres moyens.
Les enregistrements sous gestion peuvent inclure des enregistrements numériques ou physiques et parfois un mélange des deux. Alors que de plus en plus d’entreprises sont passées à un format de bureau sans papier, une partie de ce processus a inclus la numérisation des dossiers physiques et la création de bases de données qui donnent au système de gestion des dossiers du bureau la possibilité de se développer.
Un aspect essentiel de la gestion des dossiers est la conformité aux normes généralement acceptées pour l’industrie, ainsi qu’à la loi. Les dossiers médicaux et juridiques, par exemple, doivent être contrôlés pour des raisons de confidentialité, tandis que les dossiers comptables doivent respecter les normes comptables. Les personnes qui travaillent avec et manipulent des documents reçoivent une formation sur les pratiques d’archivage, la sécurité et l’organisation des documents afin qu’elles puissent travailler de manière efficace et efficiente.
Les personnes titulaires de diplômes supérieurs dans les domaines liés à la gestion des documents ont de nombreuses opportunités d’emploi disponibles. Il s’agit notamment de gérer de vastes archives et dossiers, de travailler avec des organisations qui développent des normes et des pratiques pour les gardiens de dossiers et d’aider à la conception de logiciels utilisés dans la gestion des dossiers. Les praticiens qui n’ont pas de diplômes d’études supérieures peuvent avoir des opportunités d’emploi plus limitées, même avec une vaste expérience, selon les types de dossiers qu’ils souhaitent traiter.