Une secrétaire est un assistant qui aide les professionnels à effectuer des tâches telles que répondre au téléphone, effectuer des correspondances, classer des documents et effectuer des tâches de saisie de données. Dans la plupart des cas, les secrétaires sont d’excellents communicateurs capables de rédiger des notes claires et concises et de communiquer avec les visiteurs d’un bureau. De nombreux professionnels dans divers domaines dépendent de leurs secrétaires pour garder leurs bureaux en ordre, planifier des rendez-vous, recueillir des informations et, dans de nombreux cas, s’assurer que tous les documents importants sont soumis à des collègues, des clients et des organismes de réglementation avec des informations complètes et précises. . L’un des conseils les plus importants pour embaucher une secrétaire est de s’assurer qu’une annonce pour un poste donne une liste complète et détaillée des qualifications et des exigences du poste. D’autres conseils importants pour embaucher une secrétaire sont d’utiliser un certain nombre de sources différentes pour trouver des candidats, d’écrire les questions d’entretien à l’avance et de se rendre compte qu’il vaut mieux prendre une décision intelligente que de prendre une décision rapide.
Certains professionnels ont la chance de trouver des secrétaires qui leur ont été recommandées par des collègues. Dans ces cas, il peut même ne pas être nécessaire de remplir une offre d’emploi. La plupart du temps, cependant, l’embauche d’une secrétaire nécessite la rédaction d’une annonce d’offre d’emploi. Il s’agit d’un document qui indique aux candidats potentiels à un emploi qu’un professionnel recherche un assistant et qui doit également énumérer les qualifications que les candidats devraient avoir acquises avant de soumettre leur curriculum vitae.
Un professionnel qui embauche une secrétaire pour un bureau d’affaires régulier peut indiquer uniquement qu’un assistant idéal a des années d’expérience dans la communication avec des professionnels, la saisie de données et l’utilisation de logiciels de planification et de facturation. Dans des domaines plus spécialisés, cependant, comme le droit et les domaines médicaux, l’embauche d’une secrétaire peut inciter les professionnels à se familiariser avec divers types de certification. La plupart des médecins, par exemple, embauchent des secrétaires qui ont une formation et une certification en tenue de dossiers médicaux ou en facturation médicale et en codage dans les domaines où l’assurance est un facteur.
Il est également important d’envoyer des avis d’offre d’emploi à un certain nombre de sources différentes. Lorsque vous embauchez une secrétaire, c’est une bonne idée de soumettre des annonces aux journaux locaux, aux sites Web et à d’autres ressources utilisées par des personnes susceptibles de rechercher du travail dans un domaine pertinent. Un avocat, par exemple, peut envoyer des offres d’emploi aux centres de formation parajuridiques locaux, tandis qu’un médecin peut envoyer des avis aux programmes locaux d’administration de la santé.