Les membres du personnel de la réception ont tendance à attirer l’attention, car ce sont eux que les clients voient lorsqu’ils paient des articles à une caisse ou demandent de l’aide dans un lieu de travail ; les membres du personnel du back-office ne sont pas aussi visibles, mais ils sont tout aussi importants. Certaines des tâches générales que les membres du personnel de back-office effectuent sont de nature administrative, notamment répondre aux appels téléphoniques, mais elles proviennent généralement d’autres membres du personnel. Les trois grands départements qui composent généralement un back office sont le département technologique, qui travaille à la création de nouveaux programmes informatiques et à la maintenance des programmes déjà utilisés ; le service comptable, qui gère les finances d’une entreprise ; et les ressources humaines.
Alors que la plupart des membres du personnel sont des professionnels hautement qualifiés, de nombreux travailleurs dans ce domaine effectueront des tâches de bureau générales. Ils peuvent copier des documents, télécopier et envoyer des courriels à d’autres membres du personnel ou gestionnaires, et organiser des fichiers. Certains répondront également au téléphone, mais ces appels proviennent rarement de consommateurs ; plus généralement, ils proviennent d’autres membres du personnel ou de la direction. Si un employé de back-office doit répondre à des appels téléphoniques, il peut également être chargé de transférer les appels d’un membre du personnel à un autre.
Les entreprises ont généralement besoin de technologies, telles que des programmes de contrôle des caisses enregistreuses, des programmes de bases de données et des systèmes pour commander des produits auprès de fabricants ou d’entrepôts. La section technologique du personnel du back-office est chargée de deux tâches communes. Ces membres du personnel doivent généralement travailler à la modification et à l’amélioration des systèmes actuels, afin que l’entreprise puisse fonctionner plus rapidement. Une autre tâche courante consiste à maintenir la technologie actuelle en fournissant un soutien au personnel du front ou du middle office si la technologie ne fonctionne pas correctement.
Si un employé du back-office appartient au service comptable, il ou elle est responsable de la gestion des finances. Bon nombre de ces travailleurs effectuent des tâches liées à la paie, comme s’assurer que tout le monde est payé équitablement et vérifier les heures travaillées. Ces membres du personnel créeront également des rapports financiers pour montrer aux autres membres du personnel si l’entreprise monte ou descend, et ils s’assurent que tous les fournisseurs sont payés.
Les membres du personnel du back-office qui appartiennent au service des ressources humaines aideront les employés en cas de plaintes ou de problèmes avec un travail. Ces travailleurs sont également chargés de l’embauche et, parfois, de la formation des nouveaux employés. Si les employés ont un comportement contraire à l’éthique, il appartient à ces travailleurs d’émettre des avertissements et ils seront responsables de licencier les employés qui ne tiennent pas compte des avertissements.