Généralement, les employés sont payés à un taux fixe, soit sur une base horaire ou salariale. Aux États-Unis, les employeurs sont tenus de payer la sécurité sociale, l’assurance-maladie, l’indemnisation des accidents du travail, les impôts nationaux, fédéraux et souvent locaux pour chaque employé. Un employeur doit également déduire une partie de ces taxes et autres frais du chèque de paie des employés, et toutes ces transactions doivent être enregistrées à des fins de vérification et à des fins fiscales.
Un service de paie est une entreprise qui, moyennant des frais, gérera toutes ces fonctions de manière indépendante, libérant ainsi le temps du propriétaire de l’entreprise pour des questions plus importantes. Une fois qu’un compte est établi, l’employeur fournit simplement au service une liste de tous les employés, les heures travaillées et tout écart. Ces données sont ensuite traitées et les fonds sont transférés de la banque de l’employeur vers le compte du service de paie. Les employés sont payés soit par chèque standard, soit par dépôt direct. L’employeur reçoit alors les rapports de paie et d’impôt.
Un service de paie propose souvent d’autres services. Les employeurs peuvent confier la gestion des services d’administration des prestations et de retraite de l’entreprise. Les vacances et les congés peuvent également être suivis. Certains services offrent même la possibilité de gérer les paiements d’impôts de l’employeur, de gérer les problèmes de gestion du temps et de la main-d’œuvre, d’aider à la conformité fiscale, de gérer les dépenses et même d’aider à la présélection. Le service gère également régulièrement les documents nécessaires au dépôt direct des chèques de paie des employés. Les frais de services varient en fonction de la taille du compte et des types de services rendus. Normalement, il y a des frais par personne, plus des frais par chèque émis.
La première société de services de paie a été fondée en 1949 par l’ancien sénateur du New Jersey Frank Lautenberg et les frères Henry et Joseph Traub. Initialement nommée Automatic Payrolls, l’entreprise proposait des services simples à l’aide d’une calculatrice électromécanique et d’une machine de tenue de livres Comptometer. La paie automatique, qui a ensuite été rebaptisée Traitement automatique des données (ADP), a suivi l’évolution de la technologie. ADP est devenu un pionnier dans l’utilisation de la comptabilité informatisée, en commençant par les cartes perforées pour finir avec la technologie la plus sophistiquée de l’industrie.
ADP s’est développée en acquérant de plus petites sociétés de paie et est finalement devenue publique en 1961. La société a continué de croître et est reconnue comme un chef de file dans le secteur des services de paie avec plus de 500,000 40,000 clients et un effectif de plus de XNUMX XNUMX personnes. Aujourd’hui, ADP s’occupe non seulement de la paie, mais aussi de divers services de courtage et de distribution.
Le succès d’ADP a servi de modèle commercial de service de paie, et ce concept continue d’évoluer avec les améliorations technologiques. Aujourd’hui, de nombreux services s’interfacent avec leurs clients directement via Internet. Un client peut simplement saisir les données de paie dans son portail Web et la transaction est traitée immédiatement. Le client a accès à tous les dossiers de paie et de personnel, et ces informations peuvent être mises à jour en cas de besoin. Les rapports sont rapidement accessibles, simplifiant les tâches de paie de l’entreprise et éliminant les erreurs coûteuses.
La prolifération du service de paie informatisé a conduit à certains cas de fraude et de vol pur et simple de fonds. Par conséquent, il est essentiel de faire des recherches pour s’assurer qu’une entreprise donnée est réputée et fiable. Cette entreprise, après tout, aura accès aux dossiers les plus confidentiels d’une entreprise, y compris son compte bancaire. De plus, si un service ne paie pas les impôts dans les délais, l’entreprise sera tenue responsable et condamnée à une amende en conséquence. Parce que ces cas sont généralement rares, les avantages de l’utilisation d’un service de paie l’emportent sur les risques.