Conosciuto anche come pagamenti anticipati, le spese anticipate sono costi pagati in anticipo, a vantaggio di un’azienda per più di un periodo contabile. Negli affari, le spese anticipate fanno parte di una serie di aggiustamenti noti come differimenti. I conti di solito gestiscono i pagamenti anticipati e altri risconti adeguandosi alle spese alla fine dell’intervallo contabile. Affitto, assicurazione e forniture sono tutti i tipici conti prepagati.
La prima volta che la spesa viene anticipata, il contabile la registra come un aumento del conto patrimoniale, che rappresenta il beneficio o il servizio futuro del pagamento anticipato. I fondi nel conto asset scadono nel tempo o tramite l’utilizzo. Ad esempio, l’affitto e l’assicurazione scadono a causa del passare del tempo, mentre le forniture diminuiscono con l’uso. Dedurre la scadenza giornaliera di queste spese sarebbe noioso e richiederebbe tempo, motivo per cui i contabili di solito si adeguano ai costi anticipati quando preparano le dichiarazioni contabili di chiusura.
Quando ci si prepara a chiudere i conti, la rettifica delle voci per le spese anticipate ha due scopi. Innanzitutto, la rettifica mostra l’importo dei fondi scaduti durante il periodo contabile corrente. In secondo luogo, l’adeguamento mostra il saldo residuo dei fondi prepagati.
Prima della rettifica, le attività anticipate sono superiori al saldo effettivo e le spese sono inferiori. I contabili aggiustano questa discrepanza aumentando le spese e diminuendo le attività dell’importo scaduto nell’intervallo contabile corrente. Il modo in cui viene calcolato l’importo scaduto dipende da diverse variabili, tra cui la durata del periodo di tempo e il tipo di spese anticipate.
Le forniture, come buste, carta e cartucce per stampanti, sono registrate come spese prepagate aggiunte al conto cespiti al momento dell’acquisizione. Nel corso delle operazioni, le forniture vengono utilizzate e quindi inventariate alla chiusura dell’intervallo contabile. La differenza stimata nel costo delle forniture dall’inizio alla fine del periodo di tempo viene rettificata come attività e spesa scadute.
L’assicurazione, che deve essere pagata in anticipo, protegge un’azienda da perdite finanziarie dovute a furto, incendio o eventi simili. I conti registrano i pagamenti anticipati assicurativi iniziali come un aumento delle attività e quindi detraggono le spese sostenute durante l’intervallo contabile. L’importo detratto dipende dal premio della compagnia di assicurazione per il periodo di tempo. I contabili registrano le spese di affitto in modo simile.
I ricavi non guadagnati sono pagamenti anticipati effettuati alla società da un’altra organizzazione. Anche questi vengono rettificati alla fine dei periodi contabili, ma i fondi iniziano come detrazione dalle attività e vengono aggiunti come rettifiche. Queste spese prepagate valgono di più con il passare del tempo o attraverso l’utilizzo da parte dell’organizzazione prepagata.
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