Un’assemblea generale annuale (AGM) è una riunione che si tiene una volta all’anno per consentire alla società di concludere importanti questioni di affari come specificato nell’ordine del giorno della riunione. Molte aziende sono tenute a condurre la riunione per legge e per il proprio statuto o costituzione. I dettagli riguardanti lo svolgimento della riunione sono tipicamente specificati nello statuto della società.
Il primo punto dell’ordine del giorno dell’AGM richiede in genere al consiglio di amministrazione di riferire sui progressi dell’azienda nell’ultimo anno e sulle sue prospettive per il futuro. Altri punti all’ordine del giorno standard prevedono un voto degli azionisti per l’approvazione del bilancio annuale e della relazione annuale della società, per l’approvazione del dividendo finale raccomandato agli azionisti dal consiglio di amministrazione e per l’elezione di nuovi amministratori per eventuali posti vacanti nel consiglio che potrebbero essersi verificati dall’ultima assemblea generale. . I documenti relativi a questi punti sono distribuiti agli azionisti prima dell’assemblea generale annuale, insieme all’ordine del giorno.
L’ordine del giorno può includere qualsiasi questione approvata dal presidente, inclusi argomenti richiesti per iscritto dai singoli azionisti. L’interazione principale in assemblea è tra il consiglio di amministrazione e gli azionisti. Formalmente, l’AGM è un forum in cui il consiglio di amministrazione, tra le altre cose, richiede l’approvazione degli azionisti per i punti specificati nell’ordine del giorno.
La partecipazione all’assemblea è riservata al consiglio di amministrazione e agli azionisti, oltre a qualsiasi altra persona che può essere invitata all’assemblea dal presidente. La direzione partecipa alla riunione solo su invito del presidente, ma di solito sono invitati a partecipare membri selezionati dell’alta direzione della società. È normale che il presidente e il direttore finanziario della società siano invitati alla riunione, così come consulenti aziendali selezionati, analisti di investimento e stampa finanziaria. L’incontro è generalmente chiuso al pubblico.
Il presidente della società presiede l’assemblea generale annuale, alla presenza di tutti gli altri amministratori. Il segretario della società partecipa anche all’assemblea generale annuale e prende appunti scritti da cui vengono registrati, sotto forma di verbale, i procedimenti principali e le decisioni. Il verbale viene successivamente distribuito agli azionisti per l’approvazione come verbale ufficiale dell’assemblea.
Una parte importante dell’assemblea generale annuale è l’ora delle interrogazioni. Ciò consente ai singoli azionisti di interrogare direttamente il consiglio di amministrazione. Le domande sono rivolte al presidente, che a sua volta può invitare altri a rispondere.
L’assemblea generale annuale non può procedere a meno che non vi sia un’adeguata rappresentanza degli azionisti come stabilito dal quorum richiesto definito nello statuto della società. Il quorum è solitamente specificato come un numero minimo di azionisti nonché un livello minimo di partecipazione azionaria da rappresentare in assemblea, di persona o per delega.
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